I skriftlig virksomhedskorrespondance er det almindeligt at bruge en hilsen, når du starter og afslutter brevet eller e-mailen. Hilsen du bruger til at starte din besked sætter tonen for resten af korrespondancen.
Før du begynder din kommunikation, er det vigtigt at have en forståelse af, hvem du skriver til, og hvilket niveau af formalitet du skal bruge til denne form for kommunikation. Mens mange organisationer bruger formelle sprog i deres erhvervskommunikation, er der også mange virksomheder, hvor afslappet forretningssprog er acceptabelt og opmuntret.
Vælg en Business Letter Greeting
De forretningsreutationer, du bruger til at starte din besked, afhænger af, om du kender navnet på den person, du skriver til. Når det er muligt, er det bedst at henvende dit brev eller e-mail til en bestemt person. På den måde får beskeden deres opmærksomhed. Men hvis du ikke kender deres navn, er der nogle formelle muligheder, du kan bruge: "Til hvem det kan bekymre sig" "Kære herre eller fru", "Hilsner" og "Hej".
Hvis du kender navnet på den person, du adresserer din korrespondance til, skal du sørge for at stave det korrekt. Stavefejlens navn i en forretningsindstilling viser uforsigtighed eller endog manglende respekt.
Her er nogle formelle hilseneksempler, du kan bruge, når du kender navnet på den person, du skriver til: "Kære navn", "Til navn" og "Hej navn." Afhængigt af dit forhold til modtager, kan du muligvis bruge deres fornavn. Hvis det er et meget formelt forhold, så kan du være bedre ved at bruge "Mr.", "Fru" eller "Ms", efterfulgt af deres efternavn.
Nogle typiske casual forretning eksempler omfatter "Hej navn" og "Hey navn." Brug kun disse, hvis du kender organisationens kultur godt og kan bekræfte, at det er en afslappet. Du bør ikke bruge disse form for salutationer på formel korrespondance som f.eks. Et følgebrev, anbefalingsbrev eller et underskrivelsesbrev, uanset hvor afslappet organisationen er. Det er bedst at bruge disse afslappede hilsener kun i tilfælde, hvor du har et etableret forretningsforhold.
Prøv disse Business Letter Closings
Når du logger ud på dit brev eller din email, skal du sørge for at bruge en lukning, der svarer til den tone, du har brugt i brevets hilsen og krop. For eksempel, hvis du startede e-mailen med en afslappet, "Hej navn", så skal du sandsynligvis ikke bruge et formelt forretningsbrev, der lukker som "Respektivt din."
Disse brevlåsninger kan bruges i mere formelle bogstaver og e-mails: "Med venlig hilsen", "Respectfully yours" "Med venlig hilsen" "Med venlig hilsen", "Meget respektfuldt", "Trofast din" og "Med venlig hilsen." Denne slags af tone er bedst for organisationer, hvor formelle korrespondance er normen, eller for dokumenter af mere formel karakter, såsom omslagsbrev.
Her er et par afsluttende eksempler på at prøve uformel korrespondance: "Tak," "Mange tak," "Bedste" og "Bedste ønsker". Disse former for forretningsbeskyttelse lukkes bedst i virksomheder, der har en forretningsmæssig afslappet atmosfære og med folk med hvem du har en etableret bånd til. Brug ikke en afslappet tone til at underskrive vigtige formelle dokumenter.
