Effektive kommunikationssystemer er en integreret del af en vellykket forretning. For at forblive konkurrencedygtig og produktiv skal en virksomhed udvikle en organiseret, effektiv tilgang til at svare og kommunikere med sine egne medarbejdere såvel som hos kunder, leverandører og andre fagfolk. Heldigvis har forretningskommunikation udviklet sig over tid, og omfatter forskellige typer forretningsmeddelelser, lige fra den enkle og prøvede og sande til den teknologisk avancerede.
Business Phone Messages
Hvis din virksomhed har mere end én person, skal du til sidst bestemme den bedste måde at registrere og distribuere indgående telefonbeskeder. Nogle virksomheder anvender en person til at skærmopkald, skrive ned beskeder fra opkaldere og distribuere dem til de medarbejdere, som de er beregnet til. Andre virksomheder bruger et automatiseret voice mail system, hvor opkaldere efterlader deres beskeder som stemmeoptagelser. Med telefonsvarer er hver medarbejder ansvarlig for at holde styr på sine egne meddelelser. Nogle mindre virksomheder opretter kun telefonsvarer til virksomhedens separate afdelinger, i stedet for individuelle medarbejdere.
Kontor notater
Memorandum (notater) er en type korrespondance, som medarbejdere kan bruge til at kommunikere inden for deres egen afdeling eller mellem afdelinger i samme firma. Notater er typisk korte i naturen og har ikke den formelle formatering af ekstern skriftlig business korrespondance. Imidlertid har notater et format og en generel struktur. Hver virksomhed formaterer notater til sine egne præferencer, men generelt viser notater modtageren, afsenderen og emnet øverst, nogle gange i fed skrift. Meddelelsens krop er under denne information i almindelig type. Medarbejdere kan levere notater personligt eller bruge virksomhedens inter-office mail distribution. Inden for nogle erhverv, f.eks. Juridiske og sundhedsmæssige områder, bruger folk notater til at sende korte beskeder til andre fagfolk og i nogle tilfælde kunder. Folk kan sende disse typer notater via post, via e-mail og pr. Fax.
Business Email
I dag bruger mange virksomheder e-mail-korrespondance som en måde at kommunikere i virksomheden såvel som hos kunder, leverandører og andre virksomheder. Hvis virksomheden har en hjemmeside, kan medarbejderne have e-mailadresser med virksomhedens domænenavn, f.eks. "[email protected]." E-mail korrespondance har tendens til at være mindre formel end håndskrevet korrespondance, en kendsgerning, der har sine fordele og ulemper. Mange virksomheder, der tillader deres medarbejdere at bruge firmaets e-mail-adresser, finder det nyttigt at etablere en ensartet standard for firmaets email. Virksomheder kan kun begrænse medarbejdernes brug til erhvervsmæssige formål og strengere regulere hvilke former for e-mailvedhæftninger en medarbejder kan downloade. Hvis virksomheden har en fortrolighedsaftale med sine medarbejdere, vil denne aftale sandsynligvis omfatte medarbejdernes brug af virksomhedens email-korrespondance. En virksomhed er godt inden for sine rettigheder til at kræve, at en medarbejder repræsenterer virksomheden i et positivt lys, mens det svarer til en virksomheds e-mail-adresse. Nogle virksomheder kan kræve medarbejdere, der bruger en firmas e-mail til at tilføje automatiske email signaturer til deres email. Denne underskrift kan indeholde medarbejderens fulde navn og titel hos virksomheden, samt firmaets navn, telefonnummer, hjemmeside og andre relevante oplysninger.
Business Correspondence
Professionel forretningskorrespondance har en lang og formel historie. Virksomheder udbyder ofte et brevhoveddesign, hvor alle forretningskorrespondancer udskrives. Brevpapirdesignet kan indeholde firmaets logo samt generelle kontaktoplysninger, som firmaets postadresse, telefon- og faxnumre og webadresse. Nogle virksomheder tilpasser hovedpapirskabelonen til personer i virksomheden, tilføjer personlige udvidelser og individuelle emailadresser til kontaktoplysningerne. Skriftlig forretningskorrespondance har en formel struktur. Selvom det nøjagtige format kan variere, går datoen generelt øverst på brevet, og modtagerens fulde navn, titel, firma og postadresse er under datoen. Du behøver ikke at tilføje en emnelinje eller feltetiketter, f.eks. "Til:" ved siden af modtagerens navn og adresse. Skriftlig forretningskorrespondance anvender åbningsreutationer, f.eks. "Kære" i begyndelsen efterfulgt af modtagerens navn og afsluttende salutationer i slutningen, som "Med venlig hilsen" med afsenderens navn. Afsenderen ønsker måske at underskrive brevet for et personligt præg. Hvis en anden end afsenderen af brevet skrev eller skrev det, skal typografen indeholde afsenderens initialer, et kolon og hendes egne initialer under signaturen. Hvis det samme brev sendes til flere modtagere, skal det rettes til hovedmodtageren, så skal alle andre modtagere noteres nederst i e-mail ved siden af bogstaverne "CC", som står for "carbon copy".
