Det primære formål med projektstyringsværktøjer er at hjælpe ledere med at planlægge, udføre og styre alle aspekter af projektledelsesprocessen. Virksomheder er afhængige af nøgleværktøjer til styring af et projekt for at sikre, at hver opgave er afsluttet til tiden og for at afbalancere medarbejdernes arbejdsbyrde for optimal tidshåndtering. Fordi projektstyringsværktøjer forbedrer ressourceeffektiviteten og sikrer projektets omfang, er sådanne værktøjer særligt vigtige for projektledere involveret i store, komplekse projekter.
Estimering, planlægning og sporing
Projektstyringsværktøjer som projektplaner, opgaveopgaver, projektbudgetter og Gantt-diagrammer - stregdiagrammer til planlægning og planlægningsprojekter - giver projektledere mulighed for effektivt at estimere, planlægge og spore projekter. Faktisk ser mange på at udvikle projektplaner som den mest kritiske fase i projektledelsesprocessen. Projektstyringsværktøjer gør det muligt for ledere klart at definere mål og målsætninger.
Tildele og planlægge ressourcer
Projektledelsesværktøjer er kritiske på ressourceområdet. Værktøjer som Gantt-diagrammer og ressource tid og udgiftsrapportering gør det muligt for projektledere at tildele og planlægge ressourcer. Disse kapaciteter anvendes især inden for fremstilling og produktion.
Typer af Project Management Tools
Mange tidlige projektstyringsprogrammer var generelle værktøjer, der ikke var designet til et specifikt aspekt af projektledelse eller for en bestemt industri. Nu har softwareudviklere oprettet projektstyringsværktøjer, der er målrettet mod bestemte industrier. Og disse projektstyringsværktøjer kommer i forskellige typer: papirbaserede værktøjer, såsom skabeloner, tjeklister og formularer; automatiserede værktøjer, som kunne opholde sig på lokale computere til primære brugere eller opholde sig på en netværksserver til forskellige brugere; og web-baserede værktøjer.
Software til fri software vs. gebyr
Gratis projektstyringssoftware er tilgængelig for projektledere. Sådan software omfatter desktop applikationer og web-baserede tjenester. Selvom de var gratis, kunne de konkurrere med gebyrbaserede applikationer med hensyn til fordele og funktioner. Ikke desto mindre kan fri software muligvis ikke have nok grundlæggende funktioner til nogle projektledere - ikke tilstrækkelig skalerbarhed, begrænset interoperabilitet, utilstrækkelig portabilitet, utilstrækkelig hurtig responstid, hvilket gør gebyrbaserede applikationer mere foretrukne til deres organisatoriske behov.
