Dokumentstyringsfunktionen har ansvaret for at håndtere dokumentflow og lagring i en organisation gennem forskellige funktioner og processer. Disse omfatter vedligeholdelse af filer og brug af korrekt distribution og revisionsprocedurer som beskrevet på Siliconfareast.com.
Bibliotekssystem
Dokumentstyringsfunktionen har den rette rolle at opretholde interne biblioteksprocedurer korrekt, således at der er passende personaleadgang, men opholdssted for officiel dokumentation er til enhver tid kendt.
Opbevaring / arkivering
En anden vigtig aktivitet i dokumentkontrolfunktionen er at opbevare og arkivere dokumentation for at sikre korrekt tilgængelighed af alle nødvendige filer.
revisioner
Dokumentstyringsfunktionen har også ansvar for at sikre, at officielt godkendt dokumentation kun revideres i forbindelse med korrekte processer og godkendelser. Dette kan indebære et system med dokumentationsændringer (DCR), der kræver udpegede underskrifter, før et tidligere godkendt dokument kan få yderligere ændringer.
Workflow
Dokumentstyringspersonale udfører også aktiviteter med det formål at sikre en effektiv arbejdsgang, såsom ved at tildele dokumenter til passende kontor- eller sekretariatspersonale til aktiviteter som tekstbehandling eller scanning.
Sporing
Dokumentstyringsfunktionen registrerer også rettidig produktion af dokumenter gennem den overordnede arbejdsproces proces, f.eks. Ved brug af alderslister, der angiver, at dokumenter har brugt for længe igennem arbejdsprocessen.
