Leverandørbetalinger er en kritisk del af dine regnskaber og kan blive udsat for svig uden omhyggelig forsoning og overvågning. Stærke regnskabsretlige revisionsprocedurer kan sikre nøjagtigheden og aktualiteten af dine regningsbetalinger. De bedste regnskabsførende revisionsprocedurer giver mulighed for en blanding af daglige checks, rutinemæssige interne kontroller og eksterne revisionsprocedurer.
Rutinemæssige procedurer
Leverandørerne skal afbalanceres dagligt for at afstemme betalinger til registrerede poster. Eventuelle uoverensstemmelser mellem det samlede beløb, der er betalt og det samlede beløb, skal undersøges og afstemmes straks. Ledelsesovervågning af hver enkelt person, der er involveret i betalingskrav, bør være streng og bør omfatte rutinemæssig overvågning af aktiviteter. Ledere bør trænes for at se efter tegn på misligholdelse af kontoførende personale.
Afmeldingsprocedurer, der hjælper med at etablere et revisionsspor, bør vedtages. Disse sign-offs bør omfatte ledelsesvurdering af daglige afstemninger, månedlige afvigelsesrapporter og individuelle afmeldinger for store transaktioner for at sikre, at alle oplysninger er korrekte.
Interne kontroller
Interne kontrolforpligtelser skal indeholde signaturkrav i henhold til betalingsbeløb. Overvej at gennemføre flere niveauer af signaturkrav. For eksempel kan du kræve en regnskabsførerens underskrift for varer på mere end $ 5.000, en executive sign-off for varer på mere end $ 10.000 og dobbelt signatur krav til betalinger på mere end $ 25.000. Tilpas dine signaturkrav til dine indtægtsotaler og modtagelsen af din virksomhed til svindel for at opnå maksimal fordel.
Etablere rutinemæssige kontrolprocedurer for gældsforpligtelser. Inkluder stikprøvekontrol af individuelle betalinger for at sikre nøjagtighed. For eksempel gennemgå fem gældskvoter hver dag, og kontroller betalingsbeløbet og betalingsmodtagerens oplysninger og sørg for, at regnskabet er gennemført korrekt.
Ved bogslutningsprocedurer i slutningen af en måned eller en finansiel periode skal du inkludere afmeldingsprocedurer for alt kontoudbetalingsarbejde, herunder summariske totaler og kontosammenligninger. Derudover skal du holde en løbende rapport, der overvåger betalingsniveauer fra behandling af betalinger. Hvis betalingsniveauet pludselig stiger eller falder, kan en automatisk undersøgelse af årsagerne fjerne potentielle problemer.
Eksterne revisioner
De fleste eksterne revisioner omfatter betalinger som et testområde. Eksterne revisioner skal tage en detaljeret kontooversigt notering og spore totaler fra detaljerne gennem alle regnskaber til det samlede resumé og bør omfatte tilbagekøb af banken. Vælg emner skal vælges til dybtgående test. Vælg betalingsmodtagere skal kontaktes for at bekræfte modtagelsen af betalinger. Derudover skal rutinemæssige afstemninger revideres for nøjagtighed og logisk behandling. Eventuelle afstemninger med store uoverensstemmelser bør undersøges fuldstændigt.
Eksterne revisioner skal testes for uindregnede forpligtelser. Overvej at vælge alle fakturaer over en angivet tærskel og et tilfældigt udvalg af rutinefakturaer til grundig gennemgang. Se på udbetalinger, kredit for returnering, modtagne varer, men ikke faktureret, og eventuelle faktura-specifikke konti. Sørg for, at hver faktura er optaget korrekt i den korrekte tidsperiode. Gennemgå kontoen for at se om den blev registreret som en forpligtelse, eller hvis den blev korrekt udelukket fra tidsperioden.
