Tilgodehavender er et udtryk, der anvendes i virksomheder, hvor virksomheder tillader kunder at købe varer eller tjenesteydelser på kredit. Hvis kunder kun betaler kontant eller tjekker, er kundefordringer en meget grundlæggende type konto, der ændrer sig let som betalinger foretages. Men med kredit gemmer virksomhederne de penge, der skyldes dem, men ikke tilbagebetales på kontoen, hvilket gør det til en vigtig del af virksomhedens indtjeningsstrategi. Virksomheder har brug for planer om, hvordan de indsamler de penge, der skal betales i tilgodehavender, og hvor hurtigt de vil flytte gælden.
Primær fakturering
Det første trin i administration af kundefordringer er den grundlæggende fakturering. Virksomheder har en tendens til at starte ved at sigte mod en bestemt faktureringsperiode. De ønsker at inddrive gæld inden for en tidsramme, som f.eks. 30 dage eller to måneder. Med dette mål for øje sender virksomhederne fakturaer ud til kunderne, der skylder dem penge og giver dem mulighed for at betale. Vejledningen vedrørende betaling og konsekvenser skal beskrives meget tydeligt i dette trin.
Undersøgelse af faktureringsproblemer
Når en kunde ikke betaler regningen, bør virksomheden undersøge problemet. De fleste faktureringsproblemer skyldes ikke, at kunderne nægter point-blank til at betale regningen, men er snarere på grund af et bestemt problem. Kunden har muligvis ikke fået den lovede tjeneste, eller det kan have været lovet en længere betalingsramme end det var korrekt. Nogle gange mangler fakturaer de nødvendige oplysninger, eller ordren er opfyldt forkert. I disse tilfælde skal virksomheden rette op på problemet for at indsamle på tilgodehavender.
Fortidige samlingstrin
Når kunden nægter at betale, skal virksomheden beslutte, hvordan man håndterer disse forsinkede betalinger. De fleste virksomheder har flere klare trin, de følger. Det første trin kan være et telefonopkald, da fristen nærmer sig for at sikre, at kunden betaler. Efter udløbet af fristen udsteder de fleste virksomheder en anden faktura og foretager et andet telefonopkald som en advarsel. Selskabet kan også beslutte at tage skridt på kunderne, især for større gæld.
Tæller tab
Når en virksomhed ikke tror at en gæld vil blive betalt, forsøger den at få gælden ud af sine tilgodehavender. Mange virksomheder sælger gæld til indsamlingsagenturer for små beløb. De penge, der tabes af virksomheden, er dog stadig til stede, og virksomheder registrerer denne ubetalte gæld som tab i deres bøger. Dette gør det muligt for virksomheden at tage en skattelettelse for alle tab ved årets udgang.
