Hvis du arbejder for en bank, kreditfirma, inkassobureau eller medicinsk facilitet eller ejer en virksomhed, har du sandsynligvis brug for at indsamle gæld. Der er love på plads, der regulerer inddrivelsesprocessen, og beskytter både debitor og kreditores rettigheder. Derudover er et professionelt og hensigtsmæssigt stikprøvebrev til opkrævning af gæld et værdifuldt redskab til at opnå gældsafvikling. Disse bogstaver kan variere meget afhængigt af typen af indsamling, samt tidsrammen debitor skal nå en løsning. Men alle sådanne bogstaver skal klart og enkelt kommunikere den ønskede afviklingsproces, samtidig med at man undgår at være misbrugende eller vildledende.
Indtast dit navn og / eller firma eller firmanavn øverst på siden, efterfulgt af nedenstående af din adresse. Dobbeltrum og indtast den aktuelle dato.
Dobbeltrum og skriv debitorens oplysninger, herunder hans navn og navnet på hans virksomhed (hvis dette er en virksomhedssammenligning) og den tilsvarende adresse. Dobbeltrum og skriv din formelle hilsen, som "Kære Mr./Mrs." og skyldnerens efternavn.
Dobbeltrum igen og skriv dit første afsnit. Indholdet af dette afsnit vil variere afhængigt af mange faktorer, herunder om dette er en første eller endelige meddelelse, forholdet (hvis det er) mellem dig kreditor og debitor og hvilken type gæld du refererer til. Stykket skal dog klart forklare, at du kontakter debitor med henblik på at indsamle en bestemt gæld, der skyldes og højst sandsynligt forfalden. Husk at henvise til enten det kontonummer, der er forbundet med gælden eller nævne den modtagne tjeneste, der endnu ikke er betalt for.
Dobbeltrum og skriv andet afsnit, hvor du vil tilbyde eventuelle betalingsplaner eller reduktioner. Lad debitor vide, at du er villig til at arbejde sammen med hende for at løse gælden. Hvis dette er en endelig anmeldelse, skal du minde debitoren om dine tidligere forsøg på afvikling og fortælle hende, at hun modtager en endelig anmeldelse.
Dobbeltrum igen og skriv dit afsluttende afsnit. Udtryk dit ønske om at modtage en form for returkommunikation og / eller betaling, typisk et telefonopkald eller brev. Du kan eventuelt anmode om en bestemt tidsramme for at modtage denne meddelelse og / eller betaling. Hvis du føler det nødvendigt, informerer debitor om det næste trin i processen, hvis han ikke kommunikerer eller betaler, men undgå at være uhøflig.
Dobbelt-rum; skriv din formelle lukning, som "oprigtigt"; og indtast dit fulde navn, titel og telefonnummer. Efter udskrivning kan du underskrive dokumentet, selvom det ikke er nødvendigt for juridiske formål.
