Du er forståeligt nok skuffet over at modtage en formel afvisning af nogen art. Men husk, næsten enhver beslutning kan appelleres, hvilket betyder at bede den beslutende part om at tage et nyt kig og omprøve deres beslutning. Måden du skriver dit overvejelsesbrev også kaldet et klagepunkt har meget at gøre med, om din anmodning vil blive hædret eller vil endda få et andet blik.
Vær kort og direkte
Mennesker, der træffer beslutninger som disse hver dag, er overvældet over for kommunikation, herunder mange overvejelser. Så deres første indtryk af dit brev kan påvirke, hvordan de føler om din anmodning, før de selv har læst den. Hvis det er crammed med lange stykker, er de trætte fra starten; og kan endda skubbe den til bunden af bunken. For at få det bedste indtryk:
- Opbevar dit brev til en side.
- Skriv korte afsnit.
- Brug punktpoint for at gøre det nemmere at læse.
Brug korrekt forretningsstil
Et omprøvningsbrev eller rekordbog er vigtigt og kræver derfor formelle forretningsmæssige format og stil. Vær opmærksom på disse punkter, når du opretter dit brev:
Brug blokformat: Blok og indrykkede formater er de mest almindeligt anvendte i forretningsbrev. I blokformat skylles hver linje til venstre. Stykker er angivet med et ekstra linjeplacering snarere end ved indrykning. Selvom du kan bruge enten, blokerer stilblok punkter, fordi alle andre kopier er flush venstre.
Begynd med din adresse: Spring over din adresse, hvis du bruger brevpapir. Ellers skal du skrive din adresse på to linjer: Gadeadresse på linje 1 og by, stat og postnummer på linje to. Stave ord ud som "Street", "Road" og din stat. Indsæt ikke dit navn i dette afsnit.
Tilføj dato: Spring over en linje og tilføj dagens dato, hvis du sender dit brev i dag eller i morgen. Hvis du sender det senere, skal du afslutte det, når du sender det. Eller skift datoen lige før du udskriver og mailer den. At have en nuværende dato formidler, at dit brev er vigtigt. Hvis det er en uge gammel, når din beslutningstager ser det, ser det ud som gamle nyheder, der ikke kan betyde meget.
Tilføj modtagerens oplysninger: Spring over en linje efter datoen og brug så mange linjer, som du skal indeholde alle dine modtagers relevante oplysninger, herunder formelt navn, komplet og nøjagtig titel og firmanavn og adresse.
Eksempel på at skrive et rekordbrev til en dommer:
Den ærede John H. Cranston
District Court (eller hvad domstolens fulde navn er)
Domstolens adresse
By, postnummer (ingen komma mellem stat og postnummer)
Eksempel at skrive et rekordbrev til et kollegium:
Meredith P. Johnston
Studerende Dean
Milbert College
Vejnavn
By, stat og postnummer
Hils formelt: Brug det fulde formelle navn fra afslagsdokumentet. For eksempel "Kære dommer Cranston:" eller "Kære Dean Johnston:" Bemærk at hilsen ender med et kolon.
Sikker, ikke arrogant: Den tone du tager med at skrive dit rekordbog kan være en make-or-break-faktor. Tag ikke en antagonistisk, sur eller overlegen tone. Formålet med at være sikker på din anmodning, men ydmyg i at spørge.
Angiv din anmodning op foran
Et rekordbog er ikke stedet for en smart åbning. Beslutningstagere vil gerne vide, hvad dit brev handler om. For eksempel:
"Jeg skriver for at bede om at du genovervejer din beslutning i sag nummer 4325671, der blev givet på (måned, dag, år). Beslutningen er vedhæftet dette brev til din bekvemmelighed."
Ved at vedhæfte en kopi af dit beslutningsbrev eller -dokumenter gør det lettere for modtageren at henvise til detaljerne i din sag uden at skulle kigge op. Det reducerer også sandsynligheden for, at de vil sætte dit brev til side, mens de leder efter dine sagsdokumenter.
Tilføj ny information
Din bedste chance for, at afvisningen genovervejes og reverseres, er, hvis du har nye oplysninger i dit rekordbrev, der ikke blev givet på tidspunktet for den første beslutning. Gør det klart, at dette er ny information og forklar det kort, men så det er let at forstå. For eksempel, hvis du er blevet fjernet fra skolen på grund af en overtrædelse af reglerne eller beskyldt for en forbrydelse i retten:
"Jeg har nye oplysninger, der påvirker denne sag:
- Et vidne er kommet frem med beviser, der placerer mig langt fra, hvor de pågældende aktiviteter opstod.
- Vidnet er svoret og notariseret erklæring er vedhæftet. "
Plead rationelt, ikke følelsesmæssigt
Hvis du ikke har nye oplysninger, skal du prøve at give sagen en ny skråning eller bede om, at den genovervejes forskelligt. Mennesker, der træffer disse hårde beslutninger, får mange rekordbrev, der beder om, at beslutningerne tages op til fornyet overvejelse. De har hørt alle tænkelige undskyldninger og anbringender før. Hvorfor skal dine være undtagelsen? Undgå at udtrykke dine trængsler eller ødelæggelser. Alle, der afvises, er ked af det, men det er ikke en gyldig grund til at få beslutningen vendt. For eksempel, i tilfælde af en kollegium indlæggelser afvisning, i stedet for:
"Jeg vil være det eneste familiemedlem i tre generationer, der ikke deltager i Milbert College."
Angiv din sag på mere rationelle vilkår og adresser fordele til skolen:
' Tolv medlemmer af min familie er stolte af Milbert College-kandidater, og tre lavede varige bidrag, der gavner alle studerende:
- Championing opførelsen af Tower Arch.
- Fundraising til udbygning af biologisk afdeling.
- Stolning af den årlige Fulton Poetry Competition.
Jeg vil også gerne tilføje mine bidrag til Milbert College. Af disse grunde mener jeg, at min status som en gammel ansøger bør gives yderligere overvejelse. "
Lukning af dit overvejelsesbrev
Indpak dit reconsideration brev med en hurtig tak. Tilføj en formel lukning og angiv, at vedhæftede filer er inkluderet. For eksempel:
Tak fordi du har taget tid og kræfter til at genoverveje min beslutning.
Med venlig hilsen
(Spring over fire linjer for at underskrive dit navn)
Dit fulde navn
Titel, hvis det er relevant
(Spring over en linje)
Vedhæftede filer: retsafgørelser
Brug et grammatik og staveprogram til at kontrollere og rette fejl. Udskriv, underskriv og send dit omgående brev straks.
