Skriftlige direktiver til medarbejdere er ofte mere nyttige end verbale instruktioner. Et brev med detaljer om en ny politik eller procedure giver medarbejderne et dokument til fremtidig reference. Ud over at hjælpe dem med at huske, hvordan man følger en ny procedure, opfylder et direktivbogstav det lovmæssige krav om at give officiel meddelelse om en ny lovbestemt politik. For eksempel begynder mange byer i begyndelsen af 2011 at indføre rygeforbud, der påvirker områdevirksomheder. Det er arbejdsgiverens ansvar at informere arbejdstagerne om, hvordan man skal overholde den nye rygepolitik.
Placer firma brevpapir i din printer. Dette direktiv er en officiel meddelelse, og brevpapiret vil styrke informationernes formelle karakter.
Indtast hele datoen. Du skal altid medtage datoen på et direktiv, fordi det fastsætter tidspunktet for anmeldelsen. Spring en linje over.
Indtast modtagerens navn og hendes adresse, hvis direktivet kun går til en person. Hvis det er et tæppebrev til alle medarbejdere, skal du udelade navn og adresse.
Skriv "Kære værdsatte medarbejdere" efterfulgt af et kolon, hvis brevet går til alle medarbejdere. Indtast et bestemt navn, hvis det går til en person.
Start brevet med en direkte erklæring om, hvad vejledningen handler om. Giv de relevante detaljer om politikken eller proceduren, f.eks. Når den træder i kraft, og hvem påvirkes af politikken.
Angiv trinene for at fuldføre opgaven eller for at overholde den nye politik. Brug klart, letlæseligt sprog, som medarbejderne kan følge.
Forklar, hvordan denne nye politik vil gavne modtageren (e) og takke for deres samarbejde. Forklar, hvad der vil ske, hvis en medarbejder vælger ikke at overholde direktivet.
Angiv eventuelle frister eller kontaktoplysninger i sidste afsnit. Beskriv metoden til vurdering af medarbejdernes overholdelse, hvis det er relevant. Tilbyd at besvare eventuelle spørgsmål, som modtagerne måtte have.
Luk brevet ved at skrive en respektfuld lukning og indtaste dit fulde navn og titel. Tegn over dit indtastede navn.
Har en anden vejleder læse brevet for at sikre, at du ikke har gået glip af nogen information.
Send brevet (e). Hvis direktivet er et resultat af en lovændring, skal du overveje at anmode om bekræftelse af underskrift fra modtageren (e) for at bevise, at direktivet er modtaget.
