Hvis du sender en kopi af forretningsbrev, er du sikreste, hvis du holder dig til et standard, traditionelt format. Purdue University foreslår at du starter med dit eget navn og adresse - medmindre det er i brevpapiret - og derefter datoen nedenunder. Nedenfor skrives modtagerens navn og adresse, så hilsen. Hvis du sender mange breve, kan du spare tid ved at oprette en skabelon på din computer.
Tjek dine fakta
Du vil ikke vinde kunder eller påvirke folk, hvis du får de grundlæggende fakta galt. Emily Post Institute siger, at du skal være sikker på modtagerens navn og adresse og det præcise navn på hendes forretning, inden du sender brevet ud. Hvis modtagerens navn er kønsneutralt, som f.eks. Pat eller Sam, skal du finde ud af, om du kan, om du skriver til en mand eller kvinde. Når du skriver brevet, korrekturlæser for at bekræfte, at du stavet alt korrekt.
Skrive til fremmede
Hvis du skriver til en person, du ikke kender godt, som en potentiel kunde, skal du holde tingene formelle ved hjælp af fru, mr. Eller dr., Som det er relevant. Hvis du ikke kender kønet, skal du spille det sikkert med "Kære Pat Smith." Hvis alt du har, er en titel som salgsdirektør, er "Kære salgschef" acceptabel. Men magasinet Inc. siger, at hvis du kan finde ud af det rigtige navn, er det foretrukket. Hvis det er nogen du har mødt, kan "Kære Pat" være acceptabel - det er en dom, du skal lave.
Hold det kortfattet
Når du skriver et forretningsbrev, skal du holde det kortfattet. Hvis du har nogen forbindelse - du mødtes i handelskammeret, anbefalede en kollega hende - du vil måske gerne have med det, Xerox noter på sin hjemmeside. Så kom til punktet i brevet, hvilket skal være hvad der er i det for modtageren. Hvis det f.eks. Er et salgsbrev, vil du gerne have fordelene ved at købe fra dig. Du må ikke nærme det som en e-mail-blast, selvom du - selvom du sender ud et dusin lignende bogstaver, gør det så individuelt som muligt.
Vælg ord forsigtigt
Hvis du skriver til nogen i din virksomhed, kan dit valg af hilsen ikke kun afhænge af, om du har mødt hende, men om det er din vejleder, administrerende direktør eller en af dine underordnede. Det offentlige verdenskonsulentfirma siger, at du bør vælge dine ord omhyggeligt for at undgå at komme tilbage for at skade din karriere. Selvom du diskuterer et problem eller sender et advarselsbrev, skal du holde en moderat, høflig tone - skriv ikke, når du er vred.Antag, at uanset hvad du siger, vil ikke blive holdt privat, for ofte vil det ikke.
