Regnskaber for en virksomheds finansielle transaktioner er en vigtig funktion af den daglige drift. Udvikling og brug af et ordentligt regnskabssystem sikrer, at alle transaktioner registreres korrekt og præcist på selskabets hovedbog. Teknologiske fremskridt lette regnskabsprocessen for mange virksomheder.
Manuel system
Manuelle regnskabssystemer udnytter flere papirbøger til registrering af finansielle transaktioner. Virksomheder har separate ledgers for hver del af regnskabssystemet, såsom gældsforpligtelser, tilgodehavender og salg. Revisorer konsoliderer derefter disse ledgers i en generel storbog, der giver balancen for hver storbog. Hovedbogens notesbog hjælper med at oprette regnskaber.
Manuelle regnskabsmæssige fordele
Mens kedelige og tidskrævende, giver manuelle regnskabssystemer nogle fordele. Ledgers er let at gennemgå, og regnskabsførere kan foretage enkle ændringer, hvis det er nødvendigt; individuelle konti er let afstemt, fordi oplysninger er systematisk gennem hver storbog. Revisorer har også den fordel at fysisk håndtere hver storbog og oprette noter i kundekonti vedrørende eventuelle problemer, der kræver afklaring eller rettelser.
Edb-system
Regneark og regnskabsinformationssystemer kræver, at regnskabsførere indtaster økonomiske data, og derefter beregner matematiske algoritmer oplysningerne i de nødvendige ledgers og årsregnskaber. Computeriserede systemer tillader også regnskabsførere at oprette trendanalyse og rapportere eventuelle afvigelser hurtigt og præcist. Derudover er transaktioner fra alle virksomhedsafdelinger tilgængelige via edb-regnskabssystemer, hvilket giver regnskaberne bedre adgang til finansiel information.
Computeriserede regnskabsmæssige fordele
Computeriseret regnskab giver flere fordele end manuel regnskabsføring; revisorer behandler flere oplysninger hurtigere, formler verificerede beregnede totals og fejl er mindre almindelige. Regnskabssystemer kan også tilpasses af industrien, så revisorer får mulighed for at bruge forudindstillede skabeloner til deres hovedbog. Revisorer kan også gemme flere års finansiel information med relativ lethed, hvilket giver dem mulighed for at gennemgå tidligere års oplysninger uden at sortere gennem stabler af papirbøger.
Bedste metode
De fleste virksomheder bruger et edb-regnskabssystem til optagelse og præsentation af deres finansielle oplysninger. Systemet giver dem mulighed for at registrere forretningstransaktioner nøjagtigt og generere finansielle rapporter hurtigt til ledelsesvurdering. Mens funktionerne i manuel regnskab har ændret sig, vil det aldrig gå helt væk. Revisorer skal gennemgå de oplysninger, der fremlægges om finansielle rapporter fra regnskabssystemet for at sikre nøjagtighed og gyldighed. Revisorer skal også sikre, at al finansiel information følger almindeligt anerkendte regnskabsprincipper og andre retningslinjer fra reguleringsagenturer.
