Kernen i enhver succesfuld virksomhed eller organisation er et velfungerende regnskabssystem. Regnskabssystemer tilvejebringer en elektronisk metode til registrering og registrering af daglige, månedlige og årlige finansielle operationer i en virksomhed. Derudover bruger små og store virksomheder regnskabssystemer til at generere data, der gør det muligt for dem at træffe nøjagtige beslutninger om ledelse. Hvorvidt et regnskabssystem arbejder for at opfylde disse mål afhænger imidlertid af en række faktorer.
Kompatibilitet med erhvervslivet
Bogføringssystemernes funktioner påvirkes af virksomhedens art og virksomhedens aktiviteter. Forskellige brancher kræver forskellige typer systemer og forskellige funktioner i regnskabssystemer. At have et industrielt passende regnskabssystem sikrer, at systemet opfylder de specifikke mål for en virksomhed.
Derudover påvirker de daglige funktioner i en virksomhed også den type regnskabssystem, der kræves, og hvordan dette system fungerer. Samlet set er et regnskabssystem effektivt i det omfang det er foreneligt med daglige forretningsbehov, f.eks. Opbevaring af kundeoplysninger, oprettelse af fakturaer, regnskabsføring og sporing af varebeholdninger.
Opfattelse
Hvordan et regnskabssystem modtages af medarbejdere og ledelse af en organisation påvirker dets effektivitet og relevans. Medarbejdermodstand mod ændringer i regnskabssystemer kan skyldes systemets kompleksitet, effektivitet af et eksisterende system eller frygt over indførelsen af regnskabskontrol og revision. Men nogle gange kan medarbejderne se behovet for regnskabssystemer, i modsætning til ledelsens synspunkter. Manglende støtte fra ledelsen kan gøre regnskabssystemet irrelevant til organisationens beslutningstagende funktioner. Dette skyldes, at data indsamlet af systemet i det væsentlige er for anvendelse og overvejelse af ledelsen.
Uddannelsesniveau
Når regnskabssystemer introduceres i et forretningsmiljø, er træningsbrugere et nøglekrav. Niveauet og arten af træning opnået af brugerne påvirker måden, hvorpå systemet tjener til at opfylde forretningsmålene. Manglende tilstrækkelig træning blandt brugere, som ledere og tilsynsførende, kan medføre, at regnskabssystemet er et problem snarere end en løsning på den økonomiske forvaltning. På den måde vil brugere, som er veluddannede i at håndtere et regnskabssystem, bruge dette system til at lette regnskabs- og finansielle funktioner i virksomheden.
Implementering
Gennemførelsens art og implementeringspartnerne påvirker effektiviteten af regnskabssystemerne. Implementering er ikke den samme som installationen; det indebærer at integrere regnskabssystemet i virksomhedernes aktiviteter. Implementeringspartnere omfatter teammedlemmer, og vigtigere, tjenesteudbyderen. Et dårligt implementeret system, som ikke understøtter teammedlemmer og opfølgningen af tjenesteudbyderen, vil mislykkes. Input og support fra implementeringspartnere sikrer, at regnskabssystemet udfører sine funktioner korrekt.
