Optagelsesbevægelser i møder er en væsentlig del af processen med at styre enhver organisation. Opgaven kan være kedelig, men afgørende. Det er op til sekretæren for mødet at anerkende, at det ikke er vigtigt at registrere alt, hvad der blev sagt, kun hvad der blev gjort eller besluttet på mødet. Forslag er særligt vigtige, fordi de giver et solidt grundlag for senere handlinger, og selv folk, der deltog i mødet, må muligvis gå tilbage og konsultere protokollen for at huske præcis, hvad de har aftalt at gøre.
Optag de grundlæggende data, der er relevante for mødet, især datoen og navnene på deltagerne. Bemærk enhver, der var fraværende, og tilstedeværelsen af nogen med fuldmagt, der repræsenterer de fraværende medlemmer af udvalget.
Indtast de standardprocedurer, der følges af udvalget, som kan indeholde elementer som bekræftelse af protokollen fra det foregående møde, en åbningsbesked (note, hvem der har afgivet beskeden, ikke indholdet af meddelelsen) osv. Bemærk også, om dette var et regelmæssigt planlagt møde, eller hvis det var en særlig session indkaldt til noget usædvanligt formål som et nødbudgetmøde.
Fremhæv begyndelsen af en bevægelse ved at placere ordet "MOTION" i store bogstaver eller understrege den efterfulgt af navnet på den person, der foreslog bevægelsen (for eksempel "MOTION by Colonel Mustard").
Optag bevægelsen præcist som det var angivet. Bevægelsen kan præsenteres i kursiv. Hvis der er en diskussion om den præcise formulering af beslutningen, før afstemningen er taget, må du ikke registrere debatten, blot præsentere det præcise sprog i den endelige version af forslaget (f.eks. "MOTION af oberstens sennep: Udvalget beslutter at formelt censur professor plum for at true mr grøn med lysestagen. ")
Optag resultatet af afstemningen. Udvalgene kan vælge at optage, hvordan alle i udvalget stemte (ja nej, afstå), nummeret uden individuelle beslutninger (bestået 5 til 3) eller bare resultatet (bestået).
