Uanset om det er et medarbejdermøde eller en, der involverer ledere, medarbejdere, administrerende direktører og investorer, skal der være nogen til at registrere mødet og dele informationen med andre, der ikke var der. Og da minder kan være korte, tjener møderminutterne også som en påmindelse til de tilstedeværende om de diskuterede spørgsmål, de beslutninger, der træffes og de handlinger folk skal tage. Fordi minutterne tjener som vejledning til fremtidige forretningsforbindelser, er det vigtigt at være organiseret og medtage de rigtige oplysninger. Det starter med pålidelige værktøjer.
Vælg dine værktøjer
Når det kommer til at vælge værktøjer, skal du vælge de, der fungerer bedst for dig, og du vil være i stand til at holde dig over hvad der sker på mødet og tage sammenhængende noter. For nogle mennesker er det en bærbar computer eller en tabletcomputer; for andre er det en notesbog og pen. Hvis du har en optageenhed som en stemmeoptager eller en smartphone med en optagelsesapp, kan du også hjælpe dig med at gennemgå mødet senere. Hvis du bruger en smartphone, tablet eller computer, skal du slukke for alle lyde, spil eller sociale medier, så du ikke bliver forstyrret under mødet. Disse værktøjer kan hjælpe dig med at tage noter hurtigere - men du skal altid have en notesbog og et par penne eller blyanter til rådighed som backup.
Brug en skabelon
Udvikling af en skabelon kan hjælpe dig med at spare tid, da du ikke bliver nødt til at bruge dyrebare øjeblikke under mødet, der skriver ud af de diskuterede emner. Computerprogrammer, herunder Microsoft Office, tilbyder forretningsmøder, du kan bruge - eller du kan udvikle dit eget blanke dokument ved hjælp af dagsordenen, du modtager forud for mødet. Disse skabeloner har typisk sektioner, der omfatter "Deltagere", "Handlingselementer", "Ny virksomhed" osv., Men kontakt din arbejdsgiver for at finde ud af, om der er behov for andre ting, f.eks. Navnene på aktionærer, navnene på gæster og mødelokationens beliggenhed. Øverst i hver sektion skal du oprette en lille boks med ordet "Tid" i den, så du kan skrive ned den tid, sektionen begyndte. Gem en skabelon på en computer i et Word eller et andet redigerbart format og efterlad et par tomme mellemrum i hvert afsnit. Hvis du opretter en skabelon, der skal udskrives og derefter udfyldes for hånd, skal du have rigelig plads i hver sektion. Når du skriver noter i en fart, skriver du ofte større og optager mere plads, end du ville, hvis du havde mere tid.
Hvad skal man medtage og hvad man skal forlade
Formålet med at tage minutter på et møde er ikke at registrere hver eneste ting, som folk diskuterer, men i stedet for at registrere de ting, der skete, foreslår "Robert's Order of Order", en kort bog, der beskriver hvordan man skal behandle parlamentsmøder. Denne bog bruges ofte af nonprofits og virksomheder som en guide til at køre møder. Når det gælder at møde notater, spild ikke din tid på at nedskrive ethvert argument, som nogen har lavet for eller imod en bestemt forretningsmæssig handling. Når nogen laver en bevægelse, for eksempel, skriv ned den præcise ordlyd af bevægelsen, hvem der gjorde det, og de endelige resultater af afstemningen. Du behøver dog ikke at skrive ned alles kommentarer til eller imod motionen. Når nogen laver en rapport, skal du skrive ned, hvem der lavede rapporten, navnet på rapporten, en kort oversigt over rapporten og den handling, der blev truffet. Og siden du tager "minutter", også skriv den tid, beslutningen blev truffet, samt den tid, folk begyndte at diskutere varen.
Udvikling af en stenografi
Selv om du ikke skriver ned hver eneste ting, der skete, kan til tider handlingerne i mødet gå hurtigere, end du kan holde op med. Når det sker, brug din egen stenografi. For eksempel kan du bruge forkortelser af almindelige forretningsord, såsom "mgmt" til ledelse eller "prod" for produkt eller produktivitet. Brug initialer til personer, der er involveret i mødet, såsom "JS" for John Smith. Symboler som et spørgsmålstegn kan også være stenografi for "spørgsmål". For eksempel kan du skrive "JS?" at angive, at John Smith stillede et spørgsmål. Udvikl din egen stenografi, og så oversæt den til udtryk, som alle kan forstå, før du offentliggør mødeledelserne.
