Arkiverings- og klassifikationssystemer falder i tre hovedtyper: alfabetisk, numerisk og alfanumerisk. Hver af disse typer arkiveringssystemer har fordele og ulemper, afhængigt af de oplysninger, der indgives og klassificeres. Derudover kan du adskille hver type arkiveringssystem i undergrupper. Et effektivt arkiveringsklassificeringssystem bruger den mest logiske, praktiske og fleksible systemtype til de involverede oplysninger.
Alfabetiske Topical Filing Systems
Alfabetiske topiske systemer klassificerer information efter emne, og arkiver emneetiketter i alfabetisk rækkefølge. Beslægtede emner holdes ikke sammen i dette system. Normalt er denne type system bedst, når små mængder information er involveret. Denne type arkivering og klassificeringssystem er undertiden kendt som et ordbogssystem. Når personlige navne arkiveres, bruges efternavne som den primære sortering, med fornavne, der kun anvendes i tilfælde af identiske efternavne.
Alfabetiske Encyclopedia Filing Systems
I et "encyklopædi" arkiverings- og klassifikationssystem er informationen først opdelt efter generel kategori, hvor underkategorier placeres i alfabetisk rækkefølge. Denne type arkiveringssystem er særlig nyttig til håndtering af store mængder information, fordi brugere af systemet ikke behøver at huske en bestemt fils navn for at finde den. I stedet kan de starte med at lede efter den generelle kategori og søge i den for at finde den specifikke fil, de har brug for.
Alfabetisk Geografisk Filing Systemer
En delmængde af arkiv- og klassifikationssystemet for encyklopædi er det alfabetiske geografiske arkiveringssystem. I et geografisk system er hovedkategorierne opdelt efter placeringer. Du kan bruge enhver størrelse eller type af sted, fra lande til byer til feltkontorer. Brugere af denne type system starter ved at vælge det geografiske område, der er relevant for deres søgning, og søg derefter alfabetisk inden for dette emne for at finde de specifikke oplysninger, de søger.
Straight Numeric Filing Systems
Rette numeriske arkiverings- og klassificeringssystemer er meget enkle at bruge, da de generelt starter ved nummer et og mærker hver fil med det efterfølgende nummer. Brugen af denne type system er imidlertid begrænset, da det ofte kræver et indeks, der hjælper brugerne med at finde de filer, de søger, og filer med høj aktivitet kan blive overbelastet omkring det samme numeriske område.
Duplex Numeric Filing Systems
I duplex numeriske arkiveringssystemer gives filer numeriske etiketter med flere sæt tal involveret. Denne type arkiveringssystem kan håndtere store mængder data. De forskellige sæt tal kan svare til hovedkategorier og underkategorier, parallelt med encyklopædi-systemet for arkivering og klassificering. En ulempe ved et sådant system er, at et indeks er nødvendigt for at forstå, hvad hver gruppering af tal refererer til. En meget kendt type duplex numerisk system er Dewey Decimal-systemet, som de fleste biblioteker bruger til at katalogisere deres samlinger.
Kronologiske arkiveringssystemer
En anden underkategori af numeriske arkiveringssystemer er kronologiske systemer, hvor filer arrangeret efter dato. Typisk filer er først grupperet efter år, derefter for måned, derefter om dagen. Korrespondancefiler, som e-maillister, er typisk organiseret på denne måde, med de nyeste dataoplysninger, der er opført først.
Alfanumeriske arkiveringssystemer
I alfanumeriske arkiveringssystemer klassificeres informationer efter kategori i et encyklopedisk system, men bruger både bogstaver og tal til at angive kategorier. Brugen af både bogstaver og tal giver mulighed for et meget større felt af kategorier end gør brug af tal alene. Således kan arkiverings- og klassifikationssystemet Library of Congress, som er alfanumerisk, tillade en større række kategorier end Dewey Decimal-systemet, som er begrænset til ti hovedkategorier.
