Et velholdt arkivsystem gør det muligt hurtigt at få adgang til vigtige oplysninger og sparer en virksomheds penge ved at spare tid. Virksomheder, skoler, offentlige myndigheder og endda dagligdags mennesker bruger arkiveringssystemer til at holde deres anliggender organiseret. Vælg mellem fire forskellige typer arkiveringssystemer til dit kontor. Hver har sine egne fordele og ulemper.
Alfabetisk arkiveringssystem
I det alfabetiske arkiveringssystem arrangerer du optegnelser efter navn - enten navn på person, firma eller emne - i overensstemmelse med bogstaverne i alfabetet. Brug dette arkiveringssystem ved hjælp af to forskellige metoder. Det aktuelt alfabetiske arkiveringssystem, også kendt som et ordbordsystem, filer individuelle poster i alfabetisk rækkefølge. Disse arkiveringssystemer virker godt, når der lagres et lille antal poster, mindre end 5.000 filer, ifølge Ancom, et filingsystemfirma.
Dette system viser sig at være problematisk, når du har mange kunder eller kunder med samme navn. Brug et geografisk system - også kaldet en encyklopædi eller klassificeret system - til at organisere større mængder af poster. I dette system grupperes emner sammen under brede kategorier baseret på placering som en by, amt eller stat. Kategorien og filerne i hver kategori er arrangeret alfabetisk.
Numerisk arkiveringssystem
Når du bruger et numerisk arkiveringssystem, skal du tildele numre til hver fil og arrangere tallene i rækkefølge. Filer til personer med samme navn vil ikke have dobbelt overskrifter som med det alfabetiske system. Dette system giver også bedre filhemmelighed, da der ikke vises navne på filerne og fungerer godt, når du håndterer et stort antal filer. I stedet for at tildele filer et nummer skal du bruge det kronologiske system, som sætter filer i orden efter dato.
Terminal Digit Filing System
Når du bruger terminalscanning, tildeler du filer i rækkefølge, men arkiver dem i henhold til de sidste to cifre. Ancom giver eksemplerne på at finde en fil nummereret 17234. Først skal du gå til 34-sektionen af arkiveringssystemet, så kig efter 72-området i den sektion og endelig kigge efter fil 1. Dette system fungerer godt, når du holder mere end 10.000 filer.
Alfanumerisk arkiveringssystem
Brug både bogstaver og tal til at organisere filer i det alfanumeriske arkiveringssystem. Brug for eksempel to bogstaver til at angive den tilstand, kunden bor i, efterfulgt af et tal for at angive hans kontonummer. Dette gør det lettere at afkorte, når der skal trækkes en stor mængde filer fra samme sted.
