Hvordan du vælger at organisere dine kontorfiler har en vigtig indvirkning på effektivitet og produktivitet. Et arkiveringssystem skal være baseret på, hvordan filer bruges på kontoret, hvilke funktioner i filen der oftest henvises til, og hvordan filer bliver bedt om at blive bedt om det. Besvarelse af disse spørgsmål vil hjælpe dig med at bestemme det bedste system til organisering af dine filer.
Elementer du skal bruge
-
Arkivskab
-
Filmapper
-
Filetiketter
Bestem, om du vil organisere filer alfabetisk efter emne, numerisk ved hjælp af et forudbestemt nummereringssystem eller kronologisk hverken oprettelsesdato eller forfaldsdato. Opret midlertidige og permanente filer. Midlertidige filer er aktuelt aktive filer, der har en slutdato tildelt, hvorefter filen enten kan ødelægges eller placeres med arkiverede filer. Eksempler på midlertidige filer omfatter aktuelle projekter, handlinger og materialer, der skal læses. Faste filer er dem, der ikke er adgang til så ofte, men skal opbevares i arkiverne for fremtidig reference.
Skriv ned dine etiketitler og definitioner i et dokument, der kan refereres. Hvis du for eksempel bruger et numerisk arkiveringssystem, skal du skrive det emne, som hvert nummer svarer til, og liste eksempler på dokumenter, der skulle inkluderes i det pågældende emne. Dette hjælper med at opretholde konsekvens ved arkivering af dokumenter.
Opret hauger til midlertidige dokumenter, permanente dokumenter og papirkurven. Sorter dokumenter, inden de indgår i arkiveringssystemet. Fil ikke, hvad der ikke behøver at blive gemt.
Vælg en fillagringssted. Du kan bestemme, at midlertidige aktive filer skal arkiveres i din skrivebordsskuff, hvor de er let tilgængelige. Filer, der er delt blandt medarbejderne, skal være centralt placeret på kontoret. Hvis du arbejder med filer, der skal beskyttes, f.eks. Filer, der indeholder kunders personlige oplysninger, skal du bruge et lås arkivskab og afgøre, hvem der har adgang til kontoret på kontoret.
Opret dine filer. Label filer med dit alfabetiske, numeriske eller kronologiske system. Husk, at mens du vil være specifik med dine etiket titler, vil du også have titlerne at være bred nok til at omfatte flere typer dokumenter. For eksempel skal du i stedet for at mærke en fil med et bestemt mødenavn oprette en fil til møder, der deltager i et år, og gemme alle relevante dokumenter i den. Dette holder dig i stand til at oprette mange filer, hvor kun ét eller to dokumenter nogensinde vil blive gemt.
Tips
-
Husk simpel er altid bedre. Prøv at undgå komplicerede arkiveringssystemer, der vil være vanskelige for dig og medarbejderne at huske. Brug en tickler-fil til datospecifikke opgaver som faktura betaling eller fakturering. Organiser din tickler-fil efter måned eller dag afhængigt af opgaverne og ryd filen, da opgaverne er færdige ved enten at smide dokumenter væk eller flytte dem til en permanent fil.
