Byggeprojekter kræver særskilt arkivering, fordi dokumentationen for hvert projekt bliver en del af den offentlige rekord. Desuden skal projektfiler lejlighedsvis overføres til eksterne møder og skal opbevares, så de ikke tilfældigt tabes. Byggefirmaer arbejder ofte med et bindesystem, samt et skuffesystem, hvor tegninger bevares. Et enkelt projekt kan kræve en række bindemidler, der kan mærkes efter deres formål, såsom "bogføring" eller "lovlig".
Elementer du skal bruge
-
3-tommers tre-ring bindemidler
-
Tre hullers slag
-
Index-faneblade for tre-ring bindemidler
-
Blueprint arkivskab
-
Hæftestrimler
Start arkiveringssystemet, så snart det første dokument er genereret til projektet. Indledende dokumenter omfatter et prospekt eller en site vurdering. Åbn bindemidlet. Tryk samtidig tilbage på de to metalfliker i de modsatte ender af metalapparatet i midten af bindemidlet. Ringene skal pope op med en vis modstand. Indstil venstre margen på dokumentet i hulhullets mund ligesom det ville se ud, hvis du skulle læse det. Tryk på håndtaget med hæl på hånden. Dokumentet skal have tre lige jævnt fordelte huller stanset i en ret linje ned til venstre margen.
Opret etiketter til indeksfeltdelere. Indeksfaneardelere adskiller hver genre af dokument. Tabletiketiketter leveres normalt med pakkede sæt indeksfaner. Ellers har de fleste Avery-etiketter en tilsvarende skabelon forudindlæst i Microsoft Word for nem etiketudskrivning. Åbn Word til et tomt dokument. Klik på "Værktøjer" øverst på værktøjslinjen. Klik på "Letters and Mailings" og derefter "Envelopes and Labels." Klik på fanen "Etiketter". Klik på etiketikonet i nederste højre hjørne af dialogboksen. Vælg et Avery-skabelonnummer (placeret nederst eller øverst på etiketarket) i rullemenuen. Klik på "OK". Angiv, at du vil udskrive en etiketside ved at fremhæve den relevante radialopkald. Klik på "Nyt dokument".
Indtast etiketnavne i hver etikettsektion på skabelonen. En etiket skal navngives for at angive, hvilke dokumenter der er i hvert afsnit. Fælles konstruktion etiketter omfatter "Site Acquisition", "Planning", "Pre-kvalifikation Budgivning," "Budgivning", "Construction", "Inspektion", "Kontrakter", "Garanti," "Regnskab" og "Legal." Placer etiketarket i printeren, inden du udskriver. Fjern etiketter en efter en og vedhæft til fanebladet i indeksdeleren. Dividere kan allerede være hulhullet.
Placer dokumenter i bindematerialet under den relevante fane. Eksempelvis vil vurderinger, undersøgelser, jordprøver, godkendelser af websteder, eminente domæne dokumenter og escrow information falde under fanen "Site Acquisition". Når bindemidlet fylder op, tilføj yderligere bindemidler og bevæg sektioner efter behov. Regnskab og juridisk vil kræve deres egne bindemidler, som projektet skrider frem.
Fil-tegninger i et flade skuffe-arkivskab. Alternative arkivsystemer omfatter et stabelbart rulle arkivskab eller et rullestativ med drejebænke. Det flade arkivskab er det mest effektive. Hæft flere tegninger sammen med brugen af hæftestrimler, der beskytter integriteten af tegningen fra hæftesten.
