Hilsen til et forretningsbrev er noget, læseren vil se, før han læser resten af brevet. En dårligt skrevet hilsen kan fornærme læseren og sætte en dårlig tone for resten af brevet. Typisk bør du tage en formel og respektfuld tilgang, når du udarbejder en forretningsbrev hilsen. Hvis du er i tvivl, er det altid hensigtsmæssigt at adressere nogen efter deres titel og efternavn. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor fornavne kan bruges i forretningsbrev.
Tommelfingerregel
Generelt adresseres folk efter navn og efternavn i virksomhedskorrespondance. Dette er den mest formelle og traditionelle måde at adressere en forretningsskrivelse på, herunder forretningsbrev via e-mail. Det er dog i nogle tilfælde acceptabelt at bruge et fornavn. Ligegyldigt hvordan du vælger at adressere en person i forretningsbrevet, bruges et kolon typisk efter enhver hilsen.
Kendskab
Hvis du er på fornavn med den person, du adresserer brevet til, er det almindeligvis acceptabelt at henvende dig til personen med hans fornavn i dit brev. Derudover kan du tage spor fra tidligere korrespondance fra virksomhedskontakten for at finde ud af om du kan bruge et fornavn eller ej. For eksempel er det acceptabelt at adressere en person ved fornavn i forretningsbrev, hvis han har sendt korrespondance til dig og underskrevet den ved hjælp af hans fornavn. Dette er en indikation på, at du kan bruge en mere uformel tilgang.
Tvetydige navne
Når du skriver til nogen, du aldrig har mødt, og fornavnet er tvetydigt, som Pat, Leslie eller Chris, kan du henvende dig til firmanavnet med for- og efternavn for at undgå at bruge en kønsspecifik titel forkert. Andre kønsneutrale hilsner kan bruges i stedet for at undgå navnet helt, for eksempel "Til hvem det kan bekymre" eller "Kære herre eller fru."
Når man ikke bruger første navn
Et forretningsbrev, der er formelt eller juridisk, skal altid adresseres af titel og efternavn, uanset kendskab til læseren. Ved henvendelse til kvinder skal forfatteren aldrig påtage sig civilstand det neutrale udtryk "Ms" bør bruges, medmindre kvinden specifikt har antydet, at hun foretrækker "Mrs." ved at bruge det i sin egen virksomhedskorrespondance eller ved at fortælle dig det. Hvis personen har en professionel titel, f.eks. "Dr.", er det altid bedst at bruge denne titel.
