Nye medarbejdere, der kommer til arbejde, bliver ofte mødt med stakke af papirarbejde, der skal udfyldes, herunder forsikringsdokumenter, fordeleformer og skattepapirer. En af de vigtigste dokumenter, som nye medarbejdere modtager, er en medarbejderhåndbog, som ofte foregår med et brev fra chefen. Håndbogen bør ikke behandles let, hvilket er grunden til at inkludere et brev fra virksomhedens præsident, administrerende direktør eller ejer etablerer legitimitet.
Håndbog Formål
At distribuere medarbejderhåndbøger til nye ansættelser spiller den afgørende rolle at skabe juridiske grunde til at kræve eller forbyde visse adfærd på arbejdspladsen. Formalisering af forventninger, jobbeskrivelser, processer, disciplinære procedurer og anden organisatorisk information sikrer, at medarbejderne ikke senere kan gøre krav på uvidende politikker, hvis de bestrider opsigelser eller nedbringelser. Desuden sikrer virksomhedens regler i en håndbog ensartethed blandt medarbejderne. Når medarbejderne er uddannet af forskellige ledere, men ikke givet en håndbog, er det muligt, at de bliver undervist i små variationer af politikker afhængigt af lederperspektiv eller faglige præferencer.
Brevindhold
Inklusive et brev fra chefen i en medarbejderhåndbog er ikke en ny ide. Faktisk er de fleste bogstaver afhængige af et forholdsvis standardformat, der dækker grundlæggende, herunder en indbydende hilsen, en oversigt over virksomhedens etablering og vækst og opgørelse af virksomhedens mål. Medarbejderhåndbog forordbog kan også indeholde oplysninger om chefens medarbejderrelationer filosofi, vision og mission. Nogle breve adresserer juridiske spørgsmål direkte, herunder en ansættelseserklæring, en erklæring om chikane og en arbejdsgiverudtalelse om lige muligheder.
Velkommen
En af grundene til, at det er vigtigt at inkludere et brev fra chefen i en medarbejderhåndbog, er at formidle en formel velkomst til virksomheden. I meget store virksomheder er det muligt, at nye ansættelser er blevet screenet, interviewet og behandlet af snesevis af lavere medarbejdere uden anerkendelse fra hovedet honcho. Et indbydende brev anerkender formelt den ombordværende medarbejder og byder ham velkommen til holdet. Dette tilføjer til chefens myndighed, så nye medarbejdere ikke får indtryk af, at selskabet drives af ledere på lavere niveau.
højtidelighed
En anden grund medarbejderhåndbøger bør indeholde et brev fra chefen er at fastslå dokumentets tyngdekraft. Håndbøger præfaced med et brev fra virksomhedens præsident attesterer det høje niveau af opmærksomhed og standarder involveret i virksomhedspolitikker. Medarbejdere er mere tilbøjelige til at tage håndbøger seriøst (og læse dem) ved at vide, at virksomhedens øverste beslutningstageren skrev indledende brev.
Virksomhedskultur
Chefen kan også sætte tonen for virksomhedskulturen i medarbejderhåndbogen. Virksomheder, som højtværdiformalitet etablerer og viderefører den tone med et konservativt ordret brev, der fremhæver chefens autoritet. Virksomheder, der værdsætter et venligt, teamorienteret miljø, nyder godt af et håndbogenbrev, der bruger mindre formelt sprog og skaber en mere afslappet arbejdskultur.
