En medarbejderhåndbog giver værdifulde oplysninger til nye og etablerede medarbejdere. Det giver alle medarbejdere en referencekilde for virksomhedens politikker og regler. Selv om det kan gives til nye medarbejdere som led i deres orientering (introduktion til virksomhedens og virksomhedernes forventninger), kan der være ændringer i politikker og procedurer, der skal noteres i håndbogen. Opdatering af medarbejderhåndbøger er en vigtig rolle for menneskelige ressourcer eller ledere og vejledere. Da håndbogen er et vigtigt redskab, bør der udvikles processer til at bestemme, hvordan ændringer skal foretages.
Bestem, hvilke ændringer der skal foretages i håndbogen og hvorfor. Check med Society of Human Resources Management (SHRM) for at se, om der er nye føderale eller statslige love, der påvirker medarbejderne. Måske er der ændringer i de sundhedsmæssige eller kompensationsmæssige fordele, virksomheden giver, eller måske er der sket væsentlige begivenheder som fysiske trusler eller seksuelle chikane. Dette er ting, der skal ændres eller tilføjes i håndbogen.
Skriv håndbøgerne i et letforståeligt sprog. For eksempel kan det være klogt at ikke bruge en masse kompliceret juridisk jargon, der kan være forvirrende snarere end nyttigt. Undgå kontroversielle sætninger som "fastansat" eller ethvert ord, der kan indebære en kontraktlig aftale. Sørg også for, at gamle, uanvendelige regler slettes, og at nye regler placeres korrekt.
Søg juridisk rådgivning fra firmaets advokat eller anden juridisk enhed vedrørende ændringerne. Det er vigtigt, at alle materialer, der distribueres til medarbejdere, revideres for mulige fremtidige retssager. Alt i en håndbog kan betragtes som arbejdsgiverens skriftlige ord. Virksomheder kan godt tjene til at have håndbøgerne gennemgået forud for distribution.
Planlægning af håndbogens håndbog ændres. Medarbejdere skal vide, at nye politikker eller procedurer er udviklet og indgår i den reviderede udgave af håndbogen. Nogle virksomheder kan holde personlige møder med medarbejdere for at diskutere ændringerne og give medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål. Andre virksomheder kan sende notater til medarbejdere, hvis håndbogen er placeret online. Det kan være en god ide at have medarbejdere til at skrive et formular, der erkender, at de har modtaget den nye håndbog og placerer dem i deres personaledatabase.
Tips
-
Gennemgå håndbogen årligt.
Har juridiske enheder gennemgå håndbogen.
Advarsel
Skriv ikke nye politikker uden at distribuere dem til medarbejdere.
