Dokumentation af mødeminutter kræver ordentlig en stor organisering og opmærksomhed på detaljer. Fordi mødeminutter ofte bliver lovlige dokumenter, er det vigtigt at opsummere diskussionerne nøjagtigt. Lav en sikkerhedskopi og gem den på et sikkert sted, og distribuér ekstra kopier til relevante parter. Med praksis bliver det meget nemmere at dokumentere mødet minutter præcist og kortfattet.
Elementer du skal bruge
-
Bærbar computer
-
Ordbehandlingssoftware
-
Møde agenda
-
Kopi af Roberts ordrebestemmelser
Dokumentere møde minutter
Ankomme tidligt for at få din bærbare computer oprettet og klar til at gå. Angiv dato, klokkeslæt, sted og liste over deltagere. Optag så meget af mødediskussionen som muligt for din skrivehastighed. Du skal ikke bekymre dig om stavning eller grammatiske fejl. Hvis du savner et vigtigt skridt, som f.eks. Overførsel af en bevægelse eller handling, er det okay at bede mødedeltagerne for at afklare ordlyden. Gem dokumentet lejlighedsvis for at forhindre tab af data.
Rediger dine møde minutter så hurtigt som muligt efter mødet, når din hukommelse om diskussionen stadig er frisk. Korrigér stave- eller grammatikfejl, og sørg for, at formatering er ensartet i hele dokumentet. Indsæt et "udkast" vandmærke for at underrette læserne om, at protokollen endnu ikke er blevet godkendt og officielt udført. Gem filen ved hjælp af et filnavn, der er let at identificere og differentiere senere, f.eks. "StrataCouncilMinutesDecember5".
Send protokollen til mødeformanden eller en anden person udpeget til at gennemgå diskussionen. Rediger minutterne igen, baseret på feedback du modtager. Vær opmærksom på at opretholde minuternes integritet ved redigering. Tilføj ikke nogen diskussion, der ikke fandt sted, eller fjern enhver diskussion, der opstod. Gem filen igen.
Hold "Udkast" vandmærke i dokumentet, indtil minutterne modtager formel godkendelse. Dette sker sædvanligvis ved efterfølgende møder i samme udvalg.
Når udvalget godkender protokollen, skal du fjerne "Udkast" vandmærke og gemme filen igen. Distribuere de godkendte minutter til udvalgsmedlemmerne, hvis det er nødvendigt.
Tips
-
Har en kopi af Roberts ordrebestemmelser (eller hvad som helst styrer dit udvalgs anvendelser) til brug som reference under mødet. Dette kan hjælpe dig med at optage møder korrekt.
Nogle mennesker foretrækker stadig at dokumentere møde minutter ved brug af stenografi først, og skriv derefter noterne senere. Denne metode kan fungere lige så godt som at tage minutter ved hjælp af en bærbar computer. Det afhænger af din personlige præference.
For meget vigtige møder, overvej at bruge en båndoptager til at lave en lydoptagelse af sagen.
