Lønningsprocesser er en detaljeret opgave, der kræver solide matematiske og problemløsende færdigheder. Arbejdsgiveren eller lønmodtageren skal sikre, at alle medarbejderes lønsedler er korrekte og rettidige. I mange tilfælde skal de interagere med ledere og tilsynsførende for at sikre, at alle i virksomheden forstår lønningsprocedurer. For at udføre deres opgaver effektivt skal lønmodtageren udarbejde et strømlinet lønnet system, der omfatter dokumentation af kritisk lønningsoplysninger.
Dokumentation af lønningsprocedurer
Dokument tidsklokke og tidskort procedurer. Mange virksomheder med timelige medarbejdere kræver, at de slår et ur andre kræver, at de udfører et tidskort. De lønmodtagere, der modtager løn, er baseret på deres timer vist på deres tidskort; Derfor skal klokkeslæt eller klokkeslætskort, der gennemføres, altid rapporteres til alle medarbejdere skriftligt. Du kan enten sende et notat til ledere / tilsynsførende, eller du kan give dem en trykt version af ændringerne. Ledere / tilsynsførende er ansvarlige for at videresende eventuelle nødvendige ændringer til deres medarbejdere.
Udskriv en årlig lønningskalender. Inden udgangen af hvert år skal du omhyggeligt kontrollere datoerne for det kommende år for at afgøre, hvilke datoer lønningsprocessen vil finde sted. Vær opmærksom på helligdage, helligdage og andre forretningsrejser. Brug forskellige farver til at fremhæve indsendelsesdatoer for tidskort og lønningsændringer og de faktiske betalingsdatoer. Et professionelt trykkeri kan hjælpe dig med at udskrive disse kalendere. Fordel lønkalenderen til alle ledere / vejledere.
Opbevar en standard lønliste for behandling af lønningsafdelingen. Bogen skal indeholde alle løntrin behandlings trin. Hvis din virksomhed f.eks. Har en ugentlig lønplan, skal du udarbejde hæftet, så det hedder præcis, hvordan behandlingen af den ugentlige lønning sker fra starten af betalingsperioden til slutningen. Dette trin er især effektivt, når du træner nyt lønmodtager.
Inkluder rapporterings- og kontrolhåndteringsprocessen i lønlistebehandlingsbogen. Når lønsedlerne er udskrevet eller overførslen af den direkte indbetalingsfil til banken er indtruffet, er lønningsprocessen endnu ikke færdig. Dokumentér disse trin, som f.eks. Udskrivning og arkivering af lønregister og skatterapporter, samt navnene på de personer, som du vil overdrage lønsedlerne til. Da oplysningerne ændres med tiden, skal du opdatere hæftet og sikre, at alle i lønningsafdelingen har en kopi.
Sørg for, at hvert medlem af lønmodtageren forstår deres rolle. Dokument og giv dem en kopi af deres specifikke jobopgaver for at sikre, at de under deres lønningsprocesser er opmærksomme på deres ansvar.
