Dokumentation af interne kontroller og processer kan være udfordrende. Komplekse processer præsenteres i en let forståelig stil, og det er ikke en simpel opgave. Du skal have gode kommunikationsfærdigheder, både mundtligt og skriftligt for at gøre et godt stykke arbejde. Skridt til at skabe god dokumentation involverer interview af medarbejdere, observation, evaluering og organisation. Et vigtigt aspekt ved oprettelse af dokumentation er at give mulighed for senere ændringer. Processer ændrer sig, og derfor skal dokumenterne også ændres.
Interview medarbejdere. Det er det første skridt i denne proces. Gør ikke antagelser og still spørgsmål til at kontrollere din forståelse. Bed om medarbejdere at vise dig, hvad de taler om. Hvis nogen har brug for at godkende et papir, bedes du se det papir. Nogle mennesker kan godt lide at bruge en båndoptager og derefter transskriberer de oplysningerne. Dette kan være en god ide, hvis nogen taler og viser processen samtidig med mange detaljer. "Vis og fortæl" er vejen at gå.
Overhold dine omgivelser. Hvis processen er at vedhæfte fakturaer for at kontrollere anmodninger, skal du f.eks. Bemærke, om dette rent faktisk er gjort. Mange gange fortæller folk dig den rigtige måde at gøre en bestemt proces på, men det betyder ikke, at det er den måde, det bliver gjort på. Da du dokumenterer virkeligheden, kan observere processen være værdifuld for at tilføje god information, der ikke er indlysende under interviewet. Kig ind i påfyldningsskabe, og bemærk, hvilke papirer folk har på deres skriveborde.
Vurdere effektiviteten af en proces, mens du dokumenterer den. Hvis du ser processer, der ikke fungerer eller udføres to gange, skal du lave en notation af det. Dette er den bedste måde for dig at tilføre værdi til dine arbejdsdokumenteringsprocesser. Når du vurderer en proces, ser du objektivt på det, og du kan komme med forslag til forbedringer. Sørg for at følge protokollen, når du foretager anbefalinger. Husk: Hvis processer ændres på grund af dine anbefalinger, skal du dokumentere de forbedrede processer - ikke kun den gamle.
Filedokumentation i bindemidler og online i mapper. At have skabeloner til standardisering af dokumentationen hjælper med at gøre det let at læse. Hvert bindemiddel eller en mappe skal have et indeks med oplysninger om et område. Du kan f.eks. Have et bindemiddel om betalbare konti, hvor du kan filfortæller og flowdiagrammer, der dokumenterer processen. Du kan have et andet bindemiddel om lønning og endnu en om kreditorer. At adskille dokumentationen om processer kan hjælpe brugerne med at finde information. Har samme organisation på alle bindemidler vedrørende ordre, dokumentation, indholdsfortegnelse foran osv. Dette er meget vigtigt, når der skal foretages ændringer, og en bestemt genstand skal hurtigt findes.
Tips
-
Brug Word eller andet program til at oprette din dokumentation.
Overvej dokumentationssoftware, der er specifik for din branche, der kan spare tid på at skrive og organisere. Overvej at gøre både fortællinger og flowdiagrammer for at forbedre klarheden Undgå at bruge jargon eller initialer
Andre overvejelser omfatter: Skriv korte sætninger og undgå passiv stemme; ikke pynte det eller medføre domme. For eksempel, skriv ikke om den hyggelige receptionist. Skriv om receptionisten. Brug ikke rigtige navne på personer - brug altid positionsnavne og hold dem konsistente i hele dokumentationen; Har en leder eller en vejleder læst din dokumentation for at sikre, at den er korrekt; og være opmærksom på fortrolige oplysninger i dokumentationen. Vis ikke eksempler på kontrol underskrifter eller vis fortrolige lønoplysninger i den.
Advarsel
Vær opmærksom på brugerne af din dokumentation. De kan omfatte ikke kun interne mennesker, men også revisorer og andre interessenter. Dette er meget synligt. Så sørg for, at dit arbejde ikke har nogen pinlig grammatik eller stavefejl.
