Roberts orden er en almindeligt accepteret retningslinje for, hvordan grupper skal lede møder og træffe beslutninger sammen. Som den officielle rekord af hvad der sker i hvert møde, er protokollen en afgørende ressource i enhver gruppebeslutningsproces. Protokollen fra et møde er ikke nødvendigvis spændende, men de skal være klare og lette at forstå. Der er en præcis metode til at holde minutter i henhold til Robert's Rules; Efter denne formel gør det lettere for fremtidige læsere at følge med og forstå procedurerne og deres resultat.
Begyndelse Roberts Bestemmelsesbestemmelser
Hvert sæt mødemøder skal ifølge Robert's Order of Order indeholde de samme detaljer, som vil give læseren en generel forståelse af formålet med mødet. Start altid med et første afsnit, der omfatter:
- Den slags møde, hverken regelmæssig, særlig, årlig, afbrudt regelmæssigt eller på anden måde.
- Dato, tidspunkt og sted for mødet. Hvis alle møder holdes på samme sted, udelad denne detaljer
- Navnet på den organisation, der mødes
- Bekræftelse af, at organisationens præsident og sekretær er til stede i mødet. Hvis de ikke er det, giv navnene på de enkelte, der erstatter hver af dem
- Angiv om det foregående møde minutter blev læst og godkendt. Hvis det foregående møde ikke var et ordinært møde, skal du tilføje datoen for det pågældende møde.
Minutters hovedkrop
Størstedelen af de resterende poster bliver fyldt med detaljer om mødet. Sekretæren tager minutter kan registrere mødet og forberede posten senere for at sikre en retfærdig og fuldstændig oversigt over alle mødetaljer. Hold altid en sekundær optagelsesmetode, som f.eks. En bærbar eller notesbog, plus kuglepen og papir, hvis den primære metode mislykkes.
Medtag alle de officielle diskussionspunkter i mødet. Tag detaljerede noter om:
- Eventuelle beslutninger på mødet sammen med navnet på den person, der fremsatte forslaget.
- Forslag om at stille et spørgsmål til kroppen i mødet.
- Den endelige formulering og disposition af alle bevægelser.
- Oplysninger om hver afstemning, herunder afstemning ved navneopråb, tælles stemme eller afstemning ved afstemning.
- Om forsamlingen gik ind i et quasi-udvalg eller et udvalg af det hele og resultaterne af denne handling.
- Alle punkter i orden og klager sammen med deres disposition samt eventuelle grunde, der blev givet af formanden for hver afgørelse.
- En oversigt over eventuelle uordenige kommentarer et medlem måtte have lavet, hvilket resulterede i, at stolen navngav ham som uorden.
- Alle andre officielle diskussioner holdt på værelset.
Afslutning af mødereferatet
Det sidste afsnit i Deres protokol bør indeholde eventuelle afsluttende bemærkninger fra formanden samt tidspunktet for mødet er officielt afbrudt. Hvis der var gæstens højttalere på mødet, skriv deres navn og emnet for deres præsentationer i dette sidste afsnit. Skriv mødet minutter og få din formand til at underskrive det også. Registreringssekretærens underskrift er juridisk dokumentation for dette dokuments ægthed, så det er afgørende, at du underskriver det, før du indgiver det eller sender det videre til andre.
