Uanset om du blot frivilligt holder øje med aktiviteterne under ugentlige medarbejdermøder eller dine jævnaldrende har valgt dig til kontoret for optagelse af sekretær for et velgørende fundament, er det vigtigt, at du opbygger klare og præcise registreringer af, hvad der sker under din organisations møder. Møde minutter tjener som en officiel oversigt over spørgsmål, der diskuteres eller handles. Som sådan betragtes de ofte som historiske dokumenter. Derfor kan vigtigheden af at tage gode mødeminutter ikke overvurderes, og deltagere vil sætte pris på din opmærksomhed på detaljer såvel som din professionalisme.
Elementer du skal bruge
-
Roberts Regler for Bestilling Håndbog
-
Medlemskab Roster
Vælg en metode til optagelse af mødet minutter. Væg fordelene og ulemperne ved båndoptagelse, skrive notater og skrive detaljerne for hånd under mødet. Overvej en fejlfrit metode, som en kombination af to af disse metoder. Du kan f.eks. Optage mødet og skrive noter på din bærbare computer eller tablet.
Hent en kopi af "Robert's Order of Order" eller få adgang til et online abonnement af denne primer på parlamentarisk procedure og bedste praksis til gennemførelse og optagelse af møder. Undersøg det korrekte format til optagelse af diskussioner, bevægelser, sekunder til bevægelser, diskussion og afstemning. Hvis det er muligt, få en kopi af bogen eller hjemmesiden tilgængelig for dig under mødet. Dette vil vise sig uvurderligt, hvis medlemmerne ser på dig for svar på korrekt ledelse, adfærd, officielle optegnelser og minutter.
Formater en introduktion og struktur for dine minutter. Angiv f.eks. Dato, klokkeslæt, officererens navne, placering og formål med mødet i din introduktion. Mødedokumenterne bør afspejle det tidspunkt, hvor mødet blev indkaldt til ordre, samt tidspunktet, hvor det blev afbrudt. Formålet med formelle møder kan simpelthen være et månedligt medlemsmøde; Men hvis du optager protokollen til et specielt medlemskabsmøde, skal du sørge for, at dine minutter nøjagtigt afspejler, at dette er et møde, som organisationen typisk ikke udfører i løbet af sin normale forretning. Mange offentlige organisationer kan ringe til særlige møder for at drøfte fortrolige forhold, som f.eks. Personaleproblemer, der er undtaget fra visse bestemmelser i en stats solskinslov.
Stå op, når organisationens præsident eller gruppens leder introducerer dig. Hvis du ikke formelt er introduceret, introducer dig selv til gruppen og forklar din rolle som optagelsessekretær eller notattageren. Fortæl gruppen, hvilke metoder du bruger til at fange mødediskussioner. På den måde identificerer medlemmerne dig som den person, der er ansvarlig for at oprette og vedligeholde organisationens officielle dokumenter, hvilket er særligt nyttigt for medlemmer, der ikke kender dig eller dem, der ikke er bekendt med organisationen og dens praksis. Desuden tjener din introduktion som et forslag om, at deltagerne skal tale lydligt, så du effektivt kan udføre dine noteropgaver.
Bed deltagerne om at introducere sig selv, mens du hurtigt noterer deres navne og hvor de sidder. På denne måde behøver du ikke hele tiden at bede folk om at gentage deres navne, når du optager bevægelser, sekunder og diskussionspunkter. For eksempel bør du altid optage navnet på den person, der foretager en bevægelse, den person der opsummerer den, og den person, der opfordrer til afstemning om et forslag. Når nogen opfordrer til afstemning, siger de normalt, "Call for the question." Gruppens leder beder derefter medlemmerne om at stemme. Hvis der er diskussion før afstemningen, optag vigtige dele af diskussionen og bemærk eventuelle officielle indvendinger. Dine noter vedrørende beslutninger og afstemning bør også indeholde navnene på ayes, nays og hverken for eller imod.
Undgå at blande subjektive udsagn i dine noter. Fortolker ikke, hvad en højttaler betyder ved hans tone, bøjning eller ikke-verbale tegn. Møde minutter skal være faktuelle og objektive - ethvert twist på en deltagers udtalelser kan ødelægge integriteten af dine minutter og sætte spørgsmålstegn ved din evne til korrekt registrering af minutter. Skriv f.eks. "John Doe gjorde følgende bevægelse: Luk skolerne på dage, hvor National Weather Service forudser mere end fem tommer sne til Jackson, Adams og Madison County," ikke "John Doe udtalte udtrykkeligt, at han ønskede, at gruppen ville stemme om, hvorvidt at lukke skoler på dage, hvor regionale vejrforhold indikerer uvejr og uvejlige veje."
Afslut dine minutter så hurtigt som muligt efter mødet afbryder, mens handlingene stadig er friske i dit sind. Gennemgå dine noter, lyt til båndoptagelsen og forbered dig på udkast til din endelige version. Hvis du har spørgsmål om, hvad der skete under mødet, skal du rådgive med en officer eller en leder i gruppen. I nogle tilfælde må du muligvis kontakte den person, for hvis udsagn du har brug for afklaring.
Giv din gruppes leder med det, du foreslår, de sidste minutter; bede om tilbagemelding, spørgsmål eller rettelser. Når du får det grønne lys, skal du forberede din endelige version og sørge for, at protokollen bliver formidlet til medlemmerne. Brug din organisations foretrukne metode til at distribuere kopier af protokollerne, hvad enten du via e-mail, sneglepost eller personlig levering, hvis du er i samme kontorindstilling med deltagerne.
Tips
-
Hvis dit møde indeholder et indledende opkald, behøver du ikke at bede om, at medlemmerne introducerer sig selv. Indtast blot navnene på de tilstedeværende personer og registrer navnene på personer, der er fraværende. Roll-opkald er generelt en standardprocedure i formelle møder, som f.eks. Bestyrelsesmedlemmer. Lav en særskilt notifikation af, hvor folk sidder. Dette bliver din "snydeark", så du nemt kan henvise til folk ved navn i dine minutter eller henvende dem til dem, når du beder nogen om at afklare eller gentage, hvad hun sagde.
Selvom mødet er uformelt, er din rolle som note taker ikke. Selv for uformelle møder henvender man sig til notitsansvaret alvorligt og udarbejder formelle skriftlige notater, der præcist og formelt beskriver møderivat. Deltagere vil sætte pris på din opmærksomhed på detaljer.
Advarsel
Afstå fra at bruge en enhed som en smartphone til at fange møde notater - det fremkalder ikke et positivt billede, og folk, der ikke er opmærksomme på smartphones evne, tror måske, du bare spiller på din telefon i stedet for at lytte til, hvad organisationens medlemmer diskuterer.
