I erhvervslivet er vi ind og ud af møder, hvor vi træffer mange beslutninger. Ved afslutningen af et møde, møder minutter beslutningstagning for at sikre, at alle deltagere træffe yderligere handlinger. Mødereferater dækker alt aspekt af et møde, fra deltagerliste og dagsorden til handlinger og beslutninger om yderligere møder. Ved at bruge specifikke trin til at fastsætte møderminutter sikrer du dit team, jævnaldrende og ledere kendskab til diskussionsemner og forventninger til yderligere handlinger.
Brug møde dagsorden som retningslinje til at skrive dine møde minutter. Mødet dagsorden er møderetningen. Det opdaterer deltagerne, og det lader dem kende målene, deres roller i at opnå dem og hvilke specifikke ting der er tildelt dem. Da mødet er baseret på en dagsorden, bliver dagsordenen vejledningen til at skrive protokollen.
Beskriv kort deltagernes roller på mødet eller projekterne til drøftelse. Forklar hver deltagers rolle for at hjælpe de ikke-deltagere ved, hvem der deltog i hvilken afdeling og for hvilket bestemt formål. Uddybning af deltagernes roller sikrer, at hver person deltager i mødet målrettet. Deltagernes roller er vigtige for mødeleder og deltagere, så diskussionerne går videre uden at blive slået ned med tidligere diskuterede emner.
Fremhæv målene for mødet ved klart at angive dem. For eksempel: at træffe beslutninger, indsamle ideer eller opdatere holdet om fremskridt. Liste over målsætninger hjælper læserne til protokollen klart at forstå mødet. Formålet eller måldelen er, hvad mange ledende medarbejdere læser; hvis de ikke behøver at være involveret i målene, er der ikke behov for yderligere læsning. Hvis en leder har en interesseret interesse i målene, kan han vælge at deltage i det næste møde.
Skriv de beslutninger, der er truffet på mødet. Bemærk alle beslutninger, der træffes og diskuteres for at fastlægge dagsordenen for det næste møde. Udskrivning af beslutningerne gør det muligt for deltagere og ikke-deltagere at undersøge, om der er behov for opfølgende aktiviteter for dem, som de derefter kan forberede. Beslutninger fremhævet i mødet vil blive behandlet, medmindre yderligere drøftelse er nødvendig på et andet møde, hvilket ville være en beslutning i sig selv. Indfangning og deling af beslutninger truffet på et møde er afgørende for nøjagtige og brugbare minutter.
Skriv "Next Step" opgaver med et ansvarligt persons navn ved siden af dem. Disse trin gør det muligt for mødeleder at forberede sig til det næste møde såvel som til deltagere og ikke-deltagere for at være opmærksom på, hvad de er ansvarlige for efter mødet. Dette sikrer, at enkeltpersoner forbereder det næste møde, enten ved at udføre deres opgaver eller delegere dem til en anden, der kan fuldføre dem og deltage i det næste møde.
Send udkast til mødemøder til deltagerne. Udkastet vil gøre det muligt for deltagerne at redigere protokollen ved at opdatere noter, næste trin og beslutninger. Et udkast til gennemgang sikrer, at alle oplysninger er optaget korrekt, og at enkeltpersoner forvalter opgaver, der tildeles dem eller afdelingen. Som en del af udkastet til gennemgangsprocessen skal du angive en frist for alle deltagere på kommentarer. Hvis der ikke modtages ændringer, anses protokollen for at være accepteret af alle parter.
Send mødet minutter. Når alle tilbagemeldinger er indsamlet, send møderminutter til alle personer, der blev inviteret til mødet. Kopier andre medarbejdere eller deltagere, der skal informeres. Protokollen skal sendes inden for 24 timer fra møderens afslutning eller 12 timer før næste møde, alt efter hvad der kommer først.
Tips
-
Ikke alle oplysninger skal fanges i mødet minutter, højdepunkter er nok. Møde minutter er effektive, når de opsummerer mødet med beslutninger og ansvar. Hvis du letter mødet, så spørg nogen om at tage noter til holdet.
