Udtrykket "internt notat" er kort for "internt memorandum." Interne notater bruges til at sprede oplysninger samt foretage massebegørsler fra personer i en virksomhed, afdeling eller team. Interne notater giver opmærksomhed på problemer, og de løser problemer blandt utallige andre nyttige funktioner i en organisation.
Tips
-
Når du skriver et internt notat, skal du holde det enkelt og gå direkte til det punkt.
Hvorfor skal du skrive et internt memo?
Et internt notat er en effektiv måde at nå mange mennesker i en organisation hurtigt og effektivt. Med et notat kan du nemt gøre følgende:
- Afklare eller analysere et emne.
- Lav anbefalinger.
- Indstil påmindelser.
- Giv anvisninger.
- Overfør materialer.
- Lav meddelelser.
- Udgivelsesrapporter.
- Anmod om bidrag.
- Anmodning om godkendelse.
Nøglen til et effektivt internt notat er at holde det enkelt. Din besked skal være koncis og leveret i et ukompliceret format, der får meddelelsen helt klart. En intern memorandumprøve kunne sende resultaterne af en virksomhedsundersøgelse af cafeteria-frokoster og den nye forbedrede menu.
Hvordan formaterer du et internt memo?
Du kan hurtigt oprette din memo skabelon i Word eller finde en intern memorandum prøve online. Overskriften til et internt memorandum har fire hovedkomponenter. Den første er modtageren eller modtagerne af notatet, efterfulgt af "TO". Det andet er kilden til notatet, forud for "FROM". Den tredje er datoen, der ligger forud for "DATO", og den fjerde komponent er emnet af notatet forud for "SUBJECT."
Du skal bruge modtagernes rigtige titler og navne. For eksempel, hvis Tom Maxwell er formand, så skal han være opført som "Tom Maxwell, formand." Hvis der er for mange navne, kan du bruge "All Staff" eller "Department Heads" for korthedens skyld. Du bør også identificere dig selv som kilden til notatet. Dit navn og din titel følger overskriften "FROM." Du behøver ikke at logge af i slutningen af notatet, men kan tilføje dine initialer ud for dit navn som en form for godkendelse.
Emnet i notatet skal være beskrivende for dets indhold. I stedet for at bruge generelle udtryk som "Policy", skal du skrive en kort sætning som "Ny politik effektiv 1 juni 2018."
Hvordan skriver du meddelelsen om et internt memo?
En memo skabelon i Word kan give dig formatering råd, men det vil ikke give dig råd om indhold. Som regel altid være kortfattet. Dit interne notat skal have en introduktion i et afsnit, der beskriver formålet med notatet. Så skal du beskrive, hvad der blev bedt om notatet. Fokus kun på, hvad modtagerne skal vide, og hvilke handlinger de skal tage som svar på notatet. Stadig usikker på hvad man skal skrive? Følg denne interne memorandum eksempel nedenfor:
Dato: 1. december 2018
Fra: Maria Ruben
Til: Medarbejdere
Re: Nye timer effektive 1. januar 2019
Formålet med dette notat er at advare personalet, at timerne i virksomhedens gymnastiksal skifter. Efter anmodninger fra adskillige medarbejdere har vi besluttet at forlænge timer ud over typiske kontortider for dem, der måske ender med at arbejde overarbejde på det nye udviklingsprojekt. Gymnastiksalen vil nu være åben fra kl. 6 til 11 Lad mig vide, hvis du har spørgsmål eller kommentarer.
Maria Ruben
Senior HR direktør
Sørg altid for at afslutte dit notat på en høflig note og tilbyde hjælp, hvis det er nødvendigt. Afslut dit interne notat med et kort resumé, der gentager de væsentlige punkter og lukter med et opfordring til handling.
Uanset om notatet leverer gode eller dårlige nyheder, er det altid bedst at være høflig, præcis, til det punkt og tilbyde hjælp til de hårdtarbejdende medarbejdere, der måtte have brug for det. Hvis du kæmper med formatering eller ordlyd, så prøv at se på nogle online memo skabeloner til Word, og gå derfra.
