En prøvebalance er en finansieringsoversigt, som en virksomhed forbereder i slutningen af en regnskabsperiode, lige før der foretages justeringer. En ujusteret prøvebalance oprettes først og bruges til at foretage justerede poster, lukke bøgerne og udarbejde de endelige versioner af årsregnskabet. Den ujusterede prøvebalance oprettes ved at overføre regnskaberne og beløbene fra virksomhedens hovedbog til regnearket. Kontantkontoen påvirkes almindeligvis af flere transaktioner.
Åbn hovedbogen. Dette skal være et regneark eller et regnskabsprogramsoftware, der sporer alle regnskabstransaktioner for alle de konti, en virksomhed bruger. Hvis en virksomhed bruger kontokontoen til at indsamle betalinger, foretage betalinger og foretage køb, vil der være et stort antal debet- og kreditbeløb, der involverer kontokontoen i hovedbogen.
Forbered en T-konto for at beregne balancen på kontokontoen. En T-konto er et T-formet bord sammensat af to kolonner. Mærk toppen af T'en med "debit" på den fjerneste venstre side og "kredit" på den højre side. Skriv "Cash" øverst for at angive, at denne T-konto kun gælder for kontanttransaktioner.
Start i begyndelsen af perioden for generalforsamlingen og gennemgå alle forretningens transaktioner, hvor kontokontoen er blevet brugt. For hver debitering af kontokontoen på hovedboken skal du registrere det pågældende beløb i debit kolonnen på T-kontoen. Gør det samme for hver kreditindtastning, og registrer dem i kreditkolonnen på T-kontoen.
Tilføj debetbeløbene i T-kontoen og sum dem. Gør det samme for kreditbeløbene i den anden kolonne, og træk derefter det samlede kreditbeløb fra det samlede debitbeløb. Dette vil bringe dig til din samlede kontantbalance, som vil være en debetbalance, hvis det er et positivt tal eller en kreditbalance, hvis det er et negativt tal. Sørg for, at du inkluderede og registrerede hver enkelt kontant transaktion og gjorde matematikken korrekt for at undgå eventuelle unøjagtigheder.
Åbn et nyt regneark eller prøvebalancedokument. Det skal være mærket med firmaets navn og dato og få titlen "Trial Balance".
Angiv alle virksomhedens kontonavne på venstre side af regnearket. Se på hovedbogen og noter de mest likvide aktiver, de fleste likvide forpligtelser, aktier, indtægter og omkostninger i rækkefølge. Generelt er kontokontoen først opført, fordi det er det mest likvide aktiv.
