Udvalgsmøder spiller en vigtig rolle i driften af både nonprofit og for-profit virksomheder. Mens nogle udvalg opererer uformelt, med medlemmer, der møder efter behov for at udføre specifikke opgaver, er andre udvalg mere formelle. Nogle har juridiske ansvar for f.eks. Finansielle revisioner, udøvende valg, aktiekurser, godkendelser af medlemskab og sikkerhedsovervågning. Disse udvalg er mere tilbøjelige til at vedtage en formel mødestruktur ved hjælp af sådanne protokoller som Roberts Bekendtgørelsesregler eller lignende regler.
Elementer du skal bruge
-
Dagsorden
-
minutter
Forbered og send en skriftlig dagsorden mindst en uge før udvalgsmødet. Alle på udvalget har brug for tid til at gennemgå dagsordenen og forberede de emner, der vil blive drøftet under mødet.
Ring til mødet for at bestille i tide. Dette sker typisk af udvalgsformanden. Sekretæren noterer sig alle, der er til stede på mødet, mens de tager minutter. Opfordring af mødet til ordre i tide tilskynder folk til at komme til tiden og demonstrere respekt for alle udvalgets medlemmer og deres tid.
Distribuere kopier af dagsordenen og eventuelle rapporter, der vil blive præsenteret under mødet. Hvis udvalget møder løbende, distribueres kopier af foregående møde minutter. Tillad tid til udvalgets medlemmer at gennemgå protokollen, dagsordenen og andre rapporter. Spørg om der er kommentarer til protokollen fra det foregående møde, og spørg så, om der er et forslag og et sekund for at acceptere protokollen.
Følg dagsordenens orden for at dække hvert emne under mødet. Tillad bevægelser, der er relevante for dagsordenens genstand. Genkend hvert medlem, der ønsker at tale om et forslag. Tillad en person at tale ad gangen og give hver person en chance for at blive hørt, hvis det er muligt. Kald til afstemning om forslaget, når diskussionen er afsluttet. I nogle tilfælde vil medlemmerne foreslå ændringer og udvalgsformanden vil kræve afstemning om ændringsforslagene før forslaget.
Afslut mødet, når dagsordenen er afsluttet, eller når den planlagte afslutning af mødetiden ankommer. Udvalgsformanden kan udsætte et møde uden et forslag, anden eller stemme. Sekretæren registrerer enhver ufuldstændig virksomhed, så den kan placeres på næste møde dagsorden.
Tips
-
De fleste formelle udvalgsmøder kræver, at medlemmernes quorum skal være til stede for mødet at være gyldigt. Organisationens vedtægter vil definere, hvordan et quorum opnås. Det er normalt mindst halvdelen af medlemmerne.
