Overordnede møder skaber et miljø for overordnet ledelse at mødes med en medarbejder uden samspillet mellem medarbejderens direkte vejleder. Skip-level møder tilbyder mange fordele. Ledere kan se, hvordan medarbejderne passer inden for deres afdelinger og i organisationen som helhed. Udelukkelsen af direkte vejledere gør det muligt for ledelsen at foretage upartiske observationer om medarbejdere. Ledere udarbejder et sæt spørgsmål til at spørge medarbejdere og tage notater af medarbejdernes svar. Afhængigt af hvordan skibsplanmødet gik, kan ledere komme med forslag til medarbejdere for at forbedre arbejdsproduktionen og løse eventuelle problemer.
Planlæg dit møde. Bestem, hvor længe dine møder vil vare og hvilke spørgsmål du planlægger at spørge. Vælg skemaerne for dit møde. Hvis din organisation er stor, kan du have sværere tidsplanlægningsmøder.
Send invitationer til alle medarbejdere, du planlægger at møde. Send en kopi af invitationen til hver medarbejder og kræve, at de svarer. Du kan også sende e-mail til medarbejderens direkte vejleder for at gøre dem opmærksomme på mødet.
Udfør møderne. På møderne skal du bestemme, hvad dine medarbejders mål er, hvilke arbejdsproblemer de måtte have, og deres interesser uden for arbejdet. Formålet med mødet er at få en fornemmelse af, hvordan medarbejderne passer inden for deres hold og forstå de daglige pligter for medarbejderne. Du bør også optage mødet med en lyd- eller videooptagelsesenhed for at analysere oplysningerne fra møderne på et senere tidspunkt.
Giv medarbejderne en anonym feedbackformular ved afslutningen af mødet. Medarbejdere kan føle sig skræmt på møder på skibsniveau. Gennemførelse af en anonym feedback formular vil skabe tillid mellem ledelse og medarbejdere ved at lade dem vide, at deres meninger er værdifulde.
Send tak-e-mails til alle medarbejdere, du mødte. Medtag i dine email dine korte tanker om mødet. Informer medarbejderne om, at du snart vil kontakte dem for at diskutere dine tanker i dybden om mødet og at tilbyde forslag og nødvendige ændringer.
Gennemgå de oplysninger, du har indsamlet under møderne. Lyt til de indspillede møder og saml vigtige oplysninger fra mødet. Analyser information for at se, hvilke forbedringer der skal foretages, og hvilken konstruktiv kritik du kan give medarbejdere.
Lav en handlingsplan baseret på det, du har observeret i mødet, og hvad du har samlet fra den indsamlede feedback. Ændring af politikker er at foretage tilpasninger på områder i organisationen, der skal forbedres. Opfølgning med medarbejdere efter gennemførelse af handlingsplaner for at se, om der blev foretaget forbedringer.
Tips
-
Planlæg dine spørgsmål grundigt ved at undersøge medarbejderens baggrunds- og arbejdsopgaver. Tager tid til at forberede spørgsmål vil give omhyggelige svar fra medarbejdere, som du kan analysere senere.
Advarsel
Drøft ikke problemer med medarbejdere, du har ingen intentioner om at rette eller forbedre. Dette vil kun skabe mistillid.
