Når et årligt strategisk planlægningsmøde holdes, overskrider forberedelsen ofte det konkrete formål med mødet. En del af forberedelsen omfatter oprettelse af dagsordenen, indbydende deltagere, udsendelse af dagsordenen og forberedelse af lokalet. Men hvis mødet i sig selv ikke rummer brainstorming, beslutningstagning og planlægning, kan det ikke producere den innovation og strategiske ekspertise, du ønsker. Mens lokalet og organisationen er vigtige, er det kvaliteten af ansigt til ansigtskommunikation, der giver resultater.
Bestem mødemål
Strategier dækker normalt virksomhedens ekspansion, markedsføring, produktlinjer, konkurrence og økonomisk engagement. Strategiske planlægningsmøder, der blot rehash den gamle strategiske plan med din ledelsesgruppe, undersøger ikke planen for mulig forbedring. Hvis dit mål er at perfektere din strategi for det kommende år, start mødet med en SWOT-analyse af den nuværende strategi. Hvis du leder mødet, skal du være forberedt med en liste over problemer og spørgsmål, der er designet til at fremme diskussion. Medbring artikler, hvidbøger og videopræsentationer til at gnide kreativ tanke. Udfordre deltagerne til at rejse ubehagelige emner. Ledere vil ofte ikke være den pinde, der står op, af frygt for at blive hamret ned.
Lav din problemliste for videre diskussion
En vovende SWOT-analyse af det foregående års strategiplan og hvad den producerede skulle resultere i flere punkter til diskussion og beslutning. Ved hjælp af en tavle til at liste spørgsmål eller problemer som de opstår kan du holde din diskussion organiseret og på sporet. Som leder fortsæt med at udfordre og stille spørgsmål. En involveret diskussion er præcis, hvad du vil, men holde styr på diskussionen og forsøge at lede den til en løsning og beslutning. Breakout sessioner kan producere innovative løsninger, så tildele deltagerne til breakout sessioner, der beskæftiger sig med individuelle nøgleemner og få dem til at rapportere konklusioner eller nye ideer, når mødet genoptages.
Gennemgå beslutninger og bekræft
En grund til at holde strategiske planlægningsmøder om to eller flere på hinanden følgende dage er at give deltagerne tid til at behandle de fremsatte ideer. Hvad der ligner en god ide kan blive afsløret for at være en fejl efter en nats søvn. Når du har drøftet den gamle strategiske plan fuldt ud og formuleret nye ideer, gennemgår hvert punkt eller en beslutning og afstemmer. Afstemning forpligter ledere til at støtte beslutningerne. Hvis der er uenighed på et tidspunkt, skal du overveje yderligere diskussioner om, hvordan du ændrer det, så alle kan blive enige.
Gennemførelse og opfølgning
Selvfølgelig gør implementering og opfølgning forskellen mellem et vellykket møde og en fiasko. Det er så nemt for ledere at opretholde status quo, når de kommer tilbage til deres afdelinger, at du aggressivt skal tildele ansvaret for implementering. Som leder er det dit ansvar at følge op for at sikre, at ledere fuldt ud gennemfører de strategier og ændringer, der er udviklet i dit strategiske planlægningsmøde. Indstil benchmarks og vurderinger for at evaluere, hvordan strategiplanen nyder organisationen, og om den skal revideres.
