Etablere buy-in
Projektporteføljeprocessen er en metode, som kan maksimere outputpotentialet for alle projekter, som din organisation på et givet tidspunkt foretager, med forbehold af begrænsede ressourcebegrænsninger. Før du begynder din projektportefølje ledelsesindsats, etablere et miljø for forståelse og samarbejde blandt centrale beslutningstagere i din organisation. Projektporteføljeprocessen kan omfatte afslutning af aktuelle projekter, der kan være vellykkede og rettidige til fordel for projekter, der har større økonomisk eller strategisk indflydelse på dine operationer. Det er vigtigt, at ledere forstår dette koncept for at undgå følelser af vrede, når det sker. Fremme en holdbaseret holdning til projektvalg i stedet for at identificere små grupper af medarbejdere med specifikke projekter. Dette vil undgå følelser af afvisning, der opstår i projektteam, der er tildelt eller splittet mellem nye projekter.
Prioriter
Under projektporteføljeforvaltningen vil du tildele ressourcer, herunder tid, penge, medarbejderproduktivitet og teknologi til de projekter, der bidrager mest til din virksomheds rentabilitet. Før du overvejer nogle specifikke projekter, udvikle en liste over prioriteter for at dømme hver enkelt. Kontinuerligt overvåge din prioritetsliste og tilpasse den til skiftende strategiske mål og udviklende forretningsklima. Elementer til at prioritere dine projekter kan omfatte omkostninger, bidrag til indtægter, markedsvirkninger, tidsrammer og opnåelse af specifikke mål.
Bestem kapaciteten og efterspørgslen
Alle organisationer står over for problemet med at udnytte begrænsede ressourcer på den mest effektive måde. Indsamle oplysninger om din ressourcekapacitet og ressourcebehovene for hvert projekt, inden du bruger din prioriterede liste for at afgøre, hvilke projekter der skal gennemføres. Den samlede ressourcebehov for alle valgte projekter kan ikke overstige virksomhedens ressourcekapacitet. Hvis din virksomhed f.eks. Har ti computere og 20 medarbejdere til projektarbejde, kan du ikke vælge en portefølje af projekter, der kræver tyve tre medarbejdere og elleve computere. Budgetbegrænsninger er også en stor faktor ved bestemmelsen af det optimale projektmix.
Optimer projektporteføljen
Bevæbnet med din liste over prioriteter og informationer relateret til ressourcekapacitet og ressourcebehovene fra individuelle projekter, er du nu klar til at vælge et sæt projekter, der skal gennemføres, der maksimerer strategisk relevans for din virksomhed. Husk, at projekter, der ikke oprindeligt er valgt, ikke nødvendigvis elimineres; mindre prioriterede projekter kan gennemføres, når ressourcer frigøres ved gennemførelse af højt prioriterede projekter.
Der findes flere softwarepakker til at hjælpe dig i projektporteføljeprocessen, men for enklere projektporteføljer kan et beslutningstræ bruges til at udarbejde alle muligheder i forbindelse med den valgte kombination af projekter. Følg linket i slutningen af denne artikel for et eksempel på et projekt beslutningstræ.
Først listes hvert projekt sammen med dets samlede omkostninger og krav til medarbejdere, teknologi og andre ressourcer. Derefter uddele de projekter, der scorer højest i henhold til dine projektprioriteter, og vælg derefter en portefølje af projekter, der skal gennemgå. Husk, at de samlede ressourcebehov for alle valgte projekter skal være mindre end din samlede ressourcekapacitet. Som nye potentielle projekter introduceres i din organisation, og som de igangværende projekter er gennemført, skal du gennemgå projektporteføljeprocessen for at bestemme hvilke nye projekter der fortjener de nyligt tilgængelige ressourcer baseret på din opdaterede prioritetsliste og ressourcekapacitet.
