At skrive et kontraktforslag kræver, at du udarbejder en overbevisende fortælling, der forklarer, hvorfor din virksomhed er bedst egnet til det arbejde, som et offentligt bureau søger, eller det konsulentprojekt, der er anmodet om af en privat virksomhed. Fordi offentlige forslag er de mest udfordrende at skrive, og ofte den mest tidskrævende at konstruere, hvis du ved, hvordan man skriver et vindende kontraktforslag til regeringen, er det at skrive en til privatarbejde et stykke kage.
Hvordan man skriver et kontraktforslag
Gennemgang af hjælpsønskede fortegnelser til forslagskritikere på et hvilket som helst online jobkort viser, at den færdighed, du har brug for til at udarbejde et vindende forslag, er et yderst værdifuldt. Men at kunne skrive vindende kontraktforslag tager mere end bare gode skrivefærdigheder og kommandoen på det engelske sprog. Fremragende skriftlige kontraktforslag kræver en holdindsats og en klar forståelse af virksomhedens ydelser eller produkter, kontrakt og opkøbsprocesser og prissætning. At trække sammen et kontraktforslag kan tage uger og endda måneder med planlægning, strategi og forskning. Kontraktforslagskrivelse er ikke et enkeltpersoners job. Mange organisationer har "capture teams" på plads som en udvidelse af virksomhedsudviklingsdelen af virksomheden.
Når virksomheder bruger et kontraktforslag
Mange virksomheder, der leverer tjenester eller produkter til offentlige myndigheder, bruger kontraktforslag som et middel til at opnå forretning i den offentlige sektor. Der er brug for kontraktforslag i den private sektor, men forslagene til privatarbejde er ofte mindre komplekse og strukturerede end forslag, der er skrevet til offentlige kontraherende og erhvervelsesofficerer. Hvis du skal skrive kontraktforslag til din organisation, er det en god ide at lære mere om regeringskonfigurerede forslag på grund af den unikke struktur af offentlige henvendelser og kravene til at drive forretning med offentlige myndigheder. Hvis du ved hvordan man skriver et vindende kontraktforslag til den føderale regering, vil det være nemt at skrive en, der vil vinde din organisationsvirksomhed i den private sektor.
Opkøbsprocessen
US General Services Administration offentliggør Federal Acquisition Regulations (FAR). FAR er en 2000-plus side bog, der indeholder alt, hvad du nogensinde har ønsket at vide om føderale regerings erhvervelsesprocesser og regler. Amazon bærer også bogen og Cliffs-Notes-esque versioner, men du kan downloade den fra regeringens websted og ved, at du får alle de opdaterede revisioner og ændringer. Bliv bekendt med FAR, og det vil svare på mange spørgsmål, du har om at skrive et kontraktforslag. I det mindste har du en bedre forståelse af, hvordan og hvorfor regeringen kræver sådanne detaljerede svar på sine anmodninger om produkter og tjenester.
Regerings erhvervelsesprocessen begynder ofte med en opfordring. En opfordring er et dokument tilgængeligt for offentligheden, der indeholder oplysninger om det agentur, der kræver tjenester eller produkter. Opfordringen indeholder detaljer om typen af service eller produkt, og hvordan regeringen ønsker den leverede tjeneste eller vare. Det beskriver også vilkårene for forvaltningen af sælger-agenturforholdet. Ved en regeringstilkaldelse kaldes du "Entreprenøren" eller "Leverandøren". I nogle tilfælde udsteder regeringen en anmodning om oplysninger (RFI), der går forud for offentliggørelse af opfordringen. Formålet med et RFI er at identificere de typer virksomheder, der er i stand til at levere den tjeneste eller det produkt, regeringen ønsker. At reagere på en RFI tager noget arbejde, men ikke næsten den indsats, der kræves for at reagere på en regerings opfordring.
Der er et par forskellige typer af anmodninger: Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) og Invitation to Bid (ITB). Nuancerne blandt disse opfordringstyper bestemmer, hvordan du strukturerer dit kontraktforslag. En RFP kræver typisk, at du præsenterer din virksomheds ideer og tilgang på en meget detaljeret og overbevisende måde, der viser din evne til at løse det problem, regeringen har beskrevet i RFP.
For eksempel, når et agentur udsender en RFP, der angiver behovet for executive coaching og ledelsesudviklingstjenester til regeringens ledere, bør dit kontraktforslag beskrive virksomhedens ledende coaching-tjenester; dine træneres og konsulenters ekspertise og kvalifikationer; teorier, hvorpå dine træner er afhængige af deres coaching sessioner og den proces, du bruger til at sikre, at regeringens ledere får mest muligt ud af coaching engagementet. Du skal også give detaljer om din virksomheds kvalitetssikringsstrin, samt hvordan du foreslår at styre coaching engagementet via regelmæssig rapportering, registrering og ressourceallokering.
Hvem skriver et kontraktforslag på en virksomhed?
Saml dit fangehold, før du lægger pen til papir eller sætter dig ned på din computer. Generelt er der ikke kun en person, der skriver kontraktforslaget, forslagskrivning er en holdindsats. Det er et samarbejde, der involverer talent og ekspertise hos en række mennesker på capture-teamet. Hver person på fangeholdet har en rolle i forslagets skrivning. Brug af eksemplet ovenover, hvis din virksomhed allerede er i drift med at yde executive coaching-tjenester, er de personer, der sandsynligvis vil tilføre capture-teamet, en executive coaching projektleder, kontraktadministrator, forslagskritikere, en revisor eller forretningsofficer og virksomhedens præsident. Præsidenten overvåger processen og afmelder sig på kontraktforslaget, når det forelægges for regeringen. Virksomhedsspræsidenten eller hendes designer er involveret i forslagets skriftlige og indsendelsesstadium, fordi de har beføjelse til at udstede bindende dokumenter.
I hele forslagsprocessen skal dit optagelsesteam have regelmæssige møder. Under disse møder diskuterer du strategi, tilgang, ny intel og fremskridt. Fangst teamlederen kan være en forretningsudviklingsekspert, der er ansvarlig for logistik ved samling af kontraktforslaget. Alternativt kan lederen være en person, som virksomhedsspresidenten udpeger som leder eller en mere erfaren person, der simpelthen påtager sig ansvaret for at lede holdet. At have regelmæssige møder med dit fangehold vil sikre, at dit kontraktforslag er på rette spor, og at du overholder fristen for indsendelse af dit endelige forslag. Der vil være mange anmeldelser, redlining og diskussioner om forslaget - det er en enorm indsats, selv for små kontrakter.
Hvordan man vinder et kontraktforslag
Dit mål er at vinde en kontraktpris - ikke vinde et kontraktforslag. Men hvad der er vigtigt er indholdet og overbevisende karakter af forslagets indhold, ikke semantik. Det første skridt i at skrive et vindende kontraktforslag er at undersøge agenturet, der udstedte opfordringen. Nogle virksomheder giver intel om offentlige organer; Men hvert medlem af dit fangehold skal bidrage med den information, de har om agenturet. Hvis din projektleder f.eks. Har oplysninger om agenturets strategiske retning fra tidligere executive coaching arbejde, kan det være nyttigt at beskrive resultaterne af coaching engagement med det pågældende agentur. Eller hvis din forretningsofficer har gennemgået kongresbevillinger til det anmodende agentur, er det nyttigt at bestemme prisen, der følger med dit kontraktforslag.
At skrive et vindende kontraktforslag kræver en metodisk og systematisk tilgang til at reagere på en regeringstjeneste. Først skal du lave din forskning. Hvis du ikke er bekendt med agenturet, skal du studere sit websted for at forstå mission, vision og kerneprincipper. Indarbejde disse ting i dit forslag, og hvis de er kongruente med din virksomheds mission, vision og kerneprincipper, desto bedre. Tegn disse paralleller, så regeringens forslags revisionshold ser tilpasning til din virksomhed. Det er en vigtig strategisk tilgang til etablering af et lignende sind slags forbindelse med agenturet.
Undersøg opfordringen til at sikre, at du forstår, hvad agenturet ønsker og forene den nødvendige tid og indsats for at reagere på opfordringen. Hvis du sender et forslag til et stort projekt, hvor du absolut ikke har nogen tidligere præstationer eller erfaring inden for området, skal du enten videregive denne opfordring eller skrive et usædvanligt overbevisende forslag, der fuldt ud beskriver dine evner i det serviceområde, som det offentlige organ kræver. Gør din forskning om konkurrencen også. Føderale offentlige myndigheder skal offentliggøre deres anmodninger på Federal Business Opportunities hjemmeside - FedBizOpps, for kort (fbo.gov). Under fanen "Interesserede leverandører" på udbudsbekendtgørelsen finder du en liste over potentielle entreprenører og leverandører. Alle selskaber, der er opført under denne fane, må ikke fremlægge kontraktforslag. Det er dog en god begyndelse at forstå, hvem der er din konkurrence.
Kontraktforslag Eksempelbrev
Et af de vigtigste skridt i indsendelse af et vindende kontraktforslag er at bestille komponenterne i dit forslag. For mange virksomhedsrapporter er der kun udarbejdet et resumé, efter at "kød" i rapporten er færdiggjort. Den samme praksis er en klog for at opbygge kontraktforslagets brev. Tænk på kontraktforslagets brev som et resumé - udarbejd et udkast til erklæring, som du bruger til alle dine kontraktforslag, men red refinementet til det sidste trin i at skrive dit kontraktforslag.
De fleste kontraktforslag til regeringen sendes elektronisk. Derfor er et kontraktforslagstavlebrev en mere transmitterende e-mail, der siger noget som om, "ABC Consulting er glad for at indsende det vedlagte svar til RFP # 0000, som inkluderer ABC's Tekniske tilgang, Prissætning og CV for nøglepersonale. Bekræft venligst modtagelsen af dette transmission." Grunden til, at du ønsker bekræftelse af kvitteringen, er at sikre, at du har bevis for, at du har indsendt forslaget inden for fristen. Når det er sagt, er indførelsen af et vindende kontraktforslag mere af et forslagstavle end transmitterings-e-mailen.Den første del af dit kontraktforslag skal indeholde baggrundsinformation om din virksomhed, de tjenester, som din virksomhed tilbyder, og kort redegøre for, hvorfor du er en kvalificeret entreprenør eller leverandør. Her er en prøve introduktion, der tjener som et kontraktforslag brev:
ABC Consulting (ABC) er en 8 (a) økonomisk dårligt stillet, kvinde-ejet lille virksomhed (EDWOSB) med forretningsmissionen til at levere overlegen klientcentreret løsninger, fleksibilitet og innovation. Vi arbejder sammen med vores kunder for at vurdere deres centrale mål og levere omkostningseffektive, effektive og resultatorienterede løsninger. ABC's ledelsesteam har over 150 års kombineret ledelseserfaring fokuseret på de unikke aspekter af føderale kontrakter. Med vores kombinerede juridiske og programledelseserfaring tilbyder ABC branchens ekspertise med praktisk erfaring og viden til vores føderale regeringskunder.
ABC har oplevet en enorm vækst i løbet af de sidste par år, og realiserede en gennemsnitlig vækst på 25 procent om året. Vi tilskriver vores eksplosive vækst til vores urokkelige engagement i kvalitet. Vi udnytter branchens bedste praksis til at klare både små og komplekse projekter. Vores kvalitetskontrolmetoder omfatter analyser til 1) definere ledelsesstrategier og programmål i kvantificerbare, målelige termer 2) implementere systemer og procedurer til overvågning af systemets ydeevne mod specifikke mål og 3) sikre resultatfeedback meddeles programstyring og personale for at forbedre planlægningen og anvende erfaringer. Vi udvider vores kvalitetsmetoder med risikostyringsløsninger til at reducere sandsynligheden og virkningen af fejl gennem professionelle risikoresvar.
Vores virksomhedsinfrastruktur er designet til at levere tjenester af høj kvalitet til vores hurtigt voksende forretningsbase. Vores ledende ledelse fungerer som en overordnet støtte til vores programmedarbejdere og ikke som typiske "ledere" diktatiske procedurer, processer eller virksomhedspolitikker. ABC's ledende medarbejder fungerer som grundlag for at yde overordnet corporate support og ressourcer til programmedarbejdere, der direkte støtter vores kunder. Vi forstår vores kunders behov og prioriteter og styrer vores ressourcer til at understøtte deres mål.
Vi vil udnytte vores tidligere succeser, ekspertise og bedste praksis til at give indsæt agenturets navn fra regeringens opfordring med forskellige organisatoriske udviklingsinitiativer. De organisatoriske udviklingsinitiativer, vi designer, forbedrer individuel og holdytelse. Resultatet af vores initiativer vil øge medarbejdernes engagement gennem effektiv kommunikation, samarbejde og konsensusopbygning. ABC Consulting har baggrund, uddannelse, kvalifikationer og fagfolk til succesfuldt at levere den brede vifte af humankapitalydelser, der kræves under Performance Work Statement (PWS).
