Overgang fra at bruge papir og blyanter eller en række forskellige computerprogrammer til et integreret informationssystem er et sikkert tegn på vækst i små virksomheder. I modsætning til et uensartet manuel system håndterer et teknologibaseret system alle aspekter af opbevaring, behandling, distribution og kommunikation af forretningsoplysninger fra en central placering. Selv om overordnede mål ofte fokuserer på immaterielle fordele som at opnå en konkurrencemæssig fordel eller øge kundetilfredsheden, har mange virksomheder også håndgribelige fordele som omkostningsbesparelser, forbedret kontrol og færre dataindtastningsfejl.
Definerer Tangible
Hvad du medtager i en konkret fordelingsliste afhænger af, om du klassificerer disse fordele ved hjælp af en smal eller bred definition. Hvis din virksomhed bruger en smal definition, er konkrete fordele kun dem, du kan kvantificere og måle i penge. Disse omfatter både umiddelbare omkostningsreduktioner og langsigtede omkostningsbesparelser. En bred definition indeholder også kvasemæssige fordele, som du ikke kan kvantificere i penge, men at du direkte kan se, røre eller føle.
Omkostningsbesparende fordele
Selv om det ofte tager tid at begynde at realisere omkostningsbesparende fordele, og udgifterne ikke falder over natten, vil de finansielle fordele over tid blive mere indlysende. Derudover forekommer disse fordele ofte i en rækkefølge. Et informationssystem øger for eksempel produktiviteten, hvilket kan medføre reduktion af arbejdsstyrken, hvilket reducerer driftsomkostningerne. Det kan også forbedre lagerstyringseffektiviteten, hvilket ofte reducerer lead-time og resultater i både faldende beholdningskrav og omkostninger.
Bedre intern kontrol
En række konkrete fordele arbejder for at forbedre forebyggende og detektive interne kontroller. For eksempel giver et centraliseret informationslagringssystem mulighed for forbedrede adgangskontroller. Hurtigere rapportering, som ofte oversætter feedback i realtid, øger ansvarlighed og reducerer chancerne for misbrug af forretningsmæssige aktiver, bedrageri eller internt tyveri. Derudover gør automatisk tracking lettere for at søge efter aktuelle og historiske dokumenter lettere, men det giver dig også mulighed for at konstruere og gennemgå komplette revisionsspor for de fleste transaktioner.
Øget indtjening
Et informationssystem kan forbedre responstid og øge salgsindtægterne. Materielle fordele såsom forbedret datatilgængelighed og færre informationsflaskehalse i lagerstyringsdelen af et informationssystem kan medvirke til at øge salget ved at reducere udløb og tilbageordrer. I kundeforholdsforvaltningsdelen kan lettere adgang til kundens oplysninger betyde forskellen mellem at lave og ikke lave et salg. Det giver også salgs- og kundeservice folk mulighed for at overvåge kundens ordrehistorik og planlægge rettidige salgsopkald.
