Notater skal formidle information på en kortfattet og målrettet måde. Denne no-nonsense stil betyder, at selvom du sveder udsigten til at skrive en, skal du finde det enkle, fornuftige format en velkommen lettelse fra de andre mere arbejdskrævende skriveprojekter, du måtte have på dit skrivebord.
Skriv et overskrift
Start dit notat ved at skrive en standardoverskrift, der indeholder "Til:", "Fra:", "Dato:" og "Emne" på separate linjer. Giv nogle tanke til publikumslinjen og indse, at du måske ikke ønsker at formidle dit notat til hele virksomheden, men til kun nogle få afdelinger i stedet. Den perfunctory overskrift giver læserne mulighed for hurtigt at scanne det og hente vigtige oplysninger lige fra starten - fra relevans til emne.
Angiv dit formål
Skriv en kort åbning, der tydeligt angiver, hvad der er bedst muligt, dit formål med at skrive. Indsæt nogle personligheder, hvis du ønsker det, men hold også denne tilføjelse kort. Hvis du for eksempel gør en meddelelse, kan du skrive: "Efter en særlig lang og udtømmende søgning er jeg positivt glad for at kunne meddele, at ABC Company har ansat XYZ Writers Group for at styre vores kommende marketingindsats."
Uddyb med præcision
Uddel kroppen i dit notat - ikke mere end to eller tre afsnit - for at uddybe din åbningsopgørelse. Foregående spørgsmål er vigtigt; du vil ikke have dit notat til at generere flere spørgsmål, end det giver svar, men et notat er heller ikke forumet for en udtømmende 360-graders offentliggørelse. Organiser de vigtigste oplysninger - hvilke medarbejdere vil gerne vide og hvad de behøver at vide - på en hierarkisk måde. Endelig skal du huske på, at et notat sjældent tjener som "sidste ord" om et emne; Faktisk sætter det sommetider i gang et komplet udvalg af aktiviteter. Så tilbring det sidste afsnit i koden til dit notat til "næste trin" eller "hvad der sker næste gang." For eksempel kan du i dette tilfælde ønske at dele, når du vil introducere forfattergruppen til dine medarbejdere.
Tæt i stil
Luk dit notat på en optimistisk note, indse, at du sender en implicit meddelelse til dine medarbejdere til at følge. Du kan f.eks. Sige: "Jeg ved, at du ser frem til, som jeg gør, at påbegynde dette spændende kapitel i vores virksomheds historie. Jeg takker på forhånd for din fortsatte entusiasme og dedikation."
Punkt til vedhæftede filer
Medtag en notation i bunden af dit notat til relevante vedhæftede filer, såsom dokumenter, du vil have medarbejdere til at læse eller nye procedurer, du vil have dem til at følge. Skriv blot ordet "Vedhæftet:" og kortfattet opsummerer oplysningerne. I dette eksempel ønsker du måske at inkludere et kompendium af forfattergruppens tidligere marketingprojekter, så dine medarbejdere kan gøre sig bekendt med gruppens stil og resultater. Vær eksplicit om, hvor medarbejdere kan finde disse oplysninger. For eksempel, om du sender en papirkopi af dit notat på et opslagstavle eller email det hele fra firmaet, skal du sørge for, at medarbejderne forstår, hvordan du får adgang til vedhæftet fil.
Tips
-
Læs dit notat højt, når du omhyggeligt korrekturlæser og redigerer det, inden du formidler det.
