Enhver, der driver en virksomhed, står over for udfordringen med at sikre, at medarbejderne tager de rigtige skridt for at få arbejdet gjort. Dette gælder især for virksomheder, som fremstiller produkter eller leverer tjenesteydelser, offentlige myndigheder, der skal håndhæve regler og organisationer som hospitaler, der er betroet patienternes sundhed. Hvordan handler disse bekymringer om at sikre, at medarbejderne følger de rigtige trin? De skriver kvalitetsprocedurer, som specificerer hver medarbejders rolle i forbedringen af den samlede ydeevne.
Begynd med at forstå forskellen mellem intern og ekstern kvalitet. Intern kvalitet refererer til en virksomheds forsøg på at forbedre sine interne operationer, som for eksempel at forbedre ledelsen og medarbejdernes ydeevne. Ekstern kvalitet refererer til virksomhedens bestræbelser på at opretholde høj grad af kundetilfredshed.
Fokuser på skriftlige procedurer for at forbedre intern kvalitet. Understrege, at alle i virksomheden - fra supportpersonale til ledere på højt niveau - skal deltage. Husk dog, at hvis du viser en reel interesse for medarbejdernes svar på nye procedurer, vil du sandsynligvis inspirere medarbejderengagement, hvilket ender med at øge moralen.
Få råd fra International Organization for Standardization (ISO), som har udgivet kvalitetsstandarder til brug for producenter og serviceudbydere. Ifølge Praxiom Research Group Limited, som fortolker ISO-standarder for offentligheden, foreslår ISO 9004, at virksomhederne "skaber et sociokulturelt miljø, der understøtter forbedring." Det betyder, at ledere skal respektere supportpersonale for at få respekt i gengæld skal virksomheden dele virksomhedens information med medarbejdere, og at vejledere kan tilskynde medarbejderne til at arbejde bedre ved at fastsætte det rigtige eksempel.
Udvikle et system til måling af forbedringer i kvalitetsprocessen. Endnu en gang anbefaler ISO 9004, at virksomheder lærer at måle kundetilfredshed og medarbejdernes faglige udvikling - de vigtigste komponenter i et samlet kvalitetsstyringssystem.
Overvej forslag fra GMP, som er verdensførende inden for god fremstillingspraksis, til virksomheder, der søger at skrive kvalitetsprocedurer. GMP foreslår, at ledere forstår hvert job, inden der skrives procedurer for det. De bør opregne de vigtigste skridt, medarbejderne skal følge, når de udfører deres bestemte job.
Skriv kvalitetsprocedurer i dagligdags sprog. Ifølge GMP, "Du kan øge læsbarheden af proceduren ved at bruge korte, enkle sætninger."
Lær hvordan du pakker procedurerne, så medarbejderne vil være opmærksomme på dem. For eksempel foreslår GMP, at du tager ekstra skridt til at designe iøjnefaldende sider, indholdsfortegnelser, indekser og tiltalende billeder.
Brug billeder i dine kvalitetsmanualer eller instruktioner. Ikke kun kan billeder gøre dine instruktioner lettere at forstå, men de kan bruges til at understrege vigtige punkter eller på anden måde vække medarbejderinteresse.
