Uanset om der er tale om en ejerlejlighed eller multinationalt selskab, skal mødemøder danne retsgrundlaget for eventuelle handlinger truffet af gruppen. Bevillinger, politikker, køb - enhver virksomhed i selskabet, non-profit eller for-profit - skal registreres i minutter. Nogle organisationer er mere uformelle end andre - du vil sandsynligvis ikke høre en nabo, der flytter til at stille et forslag på bordet i et kirkekomité - men alle skal fungere efter beslutninger truffet af deres styrende organer. Protokoller giver bevis for disse handlinger og definerer deres hensigt.
Vær forberedt
Planlæg forud. Samle dagsordenen og en liste over medlemmer eller møde deltagere i hånden før mødet. Hvis din gruppe ikke normalt opererer med en dagsorden, opfordre den til at begynde at gøre det for at bevare fokus. Find ud af, hvor mange medlemmer der er behov for til at drive forretning, så du kan bemærke, at der er et quorum i minutter, hvis det kræves.
Lav en skabelon til brug for dine noter. Inkluder mellemrum for dato, klokkeslæt og sted og en tjekliste over medlemmer for at afkrydse deltagere og fravær. Hvis mødet involverer offentlige input, skal du inkludere linjer for navne og de problemer, der hver især adresserer. Flere hjemmesider som Meetingtemplates.com tilbyder gratis skabeloner til forskellige typer møder.
Udfyld dato, klokkeslæt, sted, deltagere og quorumoplysninger på mødet. Bemærk hvem kaldte mødet for at bestille og klokken. Hvis det er muligt, spørg medlemmer af offentligheden for at registrere deres navne, så du behøver ikke at spørge, hvordan de skal stave dem. I store medlemsgrupper skal du cirkulere et tilmeldingsark for at kontrollere tjeklisten til din deltagelse.
Udfør nøjagtigt
Optag hvert problem og eventuelle handlinger på hver. Indsæt altid navnet på det medlem, der har foretaget bevægelsen. Det første forslag er generelt at acceptere protokollen fra et tidligere møde, efterfulgt af eventuelle udvalgsrapporter. Medtag anbefalinger og eventuelle handlinger som reaktion. Bevar skriftlige udvalgsrapporter for at inkludere med de endelige protokoller. Forsøg ikke at opsummere diskussioner.
Bemærk navnene på dem, der introducerer, flytter eller på anden måde fortaler for handling sammen med en nøjagtig omformulering af hver bevægelse. Mange organisationer registrerer også den person, der bevæger sig. Tøv ikke med at anmode om omformulering eller præcisering - denne officielle post binder gruppen til specifikke handlinger.
Optag stemmer i overensstemmelse med din organisations system. Du skal mindst have et antal stemmer. Nogle grupper tilføjer også navne og registrerer, hvordan hver enkelt person stemte.
Optag tid og metode til afbrydelse. Skriv dit navn som sekretær-minut-keeper.
Følg igennem
Skriv minutter op straks, mens mødet er frisk i dit sind. Få dem til lederen til godkendelse inden for en dag eller to sammen med en liste over rapporter eller udstillinger.
Send minutter til medlemmer og deltagere, der har bedt dem via e-mail, første klasse mail, en delt app som Microsoft OneNote eller cloud-program som Google Drev.
Forbered en officiel kopi og vedhæft originale rapporter og udstillinger til den permanente post.
Tips
-
Prøv at perfektere en skabelon til din organisations behov i stedet for at forsøge at tilpasse dine mødenotater til en abstrakt skabelon. Mange forretningsmaler er for uformelle til organisatoriske eller offentlige møder.
Opmuntre til brug af Robert's Order of Order i din organisation. Det er et udbredt format, som kan tilpasses til formelt og uformelt møde.
