Protokoller er en detaljeret oversigt over et møde. Protokollen registrerer emner for samtale, nødvendige handlinger og beslutninger. Protokoller sikrer, at der er en officiel oversigt over mødet, og dokumenterer også hvem der var på et møde og som var fraværende. Normalt vælges en person til at holde protokollen, normalt en sekretær eller kasserer. Hvis du har fået mulighed for at holde minutter til et møde, er der nogle ting at huske på for at sikre, at du optager dem professionelt.
Elementer du skal bruge
-
Pen eller blyant
-
Notesbog
-
Optageenhed
-
Computer
Bemærk tid, dato og sted, som mødet fandt sted øverst på siden i en notesbog.
Brug en optageenhed, du kan afspille senere for at hjælpe dig med at skrive komplette minutter.
Angiv navnene på deltagerne. Skriv også ned navnene på de mennesker, der forventedes at være på mødet, men er fraværende. Det kan være nødvendigt at bemærke, at hvis fravær er undskyldt. Hvis ja, kan du notere "undskyldt" i parentes ved siden af personens navn.
Følg med møde dagsorden. Hovedansatte modtager normalt dagsordenen forud for mødet, og det vil hjælpe dig med at registrere hvert diskuteret emne i rækkefølge.
Bemærk de vigtigste punkter for hvert emne på dagsordenen. Protokollen skal notere eventuelle beslutninger eller opfølgning, der er nødvendige for hver dagsorden.
Tilføj ordet "Action" under en dagsorden, der har en påkrævet handling fra et medlem af bestyrelsen eller en deltager. Når du skriver dine noter, skal du gøre ordet "action" fed og kursiv og sætte den en egen linje; Dette gør det nemt at finde og hjælper med at holde styr på, hvem der skal gøre hvad.
Skriv eller skriv eventuelle "Andre forretninger" for at mærke emner diskuteret ud over dem, der er opført på dagsordenen og angive hvem der var ansvarlig for at bringe disse emner op på mødet.
Angiv i aftalerne aftalt tidspunkt, dato og sted for det næste møde.
Log af på dine minutter. Den sidste linje i dine indtastede minutter skal indeholde dit navn og din titel, forud for en sætning som "Minutter registreret af."
Tips
-
Sørg for, at din optageenhed er tilsluttet, fuldt opladet eller har ekstra batterier.
