Korrekt optagelse af mødeminutter er et kritisk skridt, der kan overses. I nogle tilfælde kan det være et lovligt krav at opretholde en mødeprotokol. Uanset om det er et lovligt krav eller ej, er det en god måde at holde alle fokuserede og on-point efter mødet og giver en historisk oversigt over organisationens aktiviteter.
Møde agenda
Indstilling af en dagsorden hjælper med at holde mødet fra at blive uorganiseret og giver dig mulighed for at skrive et forskud til minutterne. Dette sparer tid og gør det lettere at udfylde emnerne på hvert emne, som det er diskuteret.
Foreløbige oplysninger
Mærk toppen af dokumentet "Møder minutter for Dato." I det øverste højre hjørne skal du angive de grundlæggende oplysninger om mødet. Bemærk firmaets navn, møde dato og placering og de gange, mødet startede og afsluttede.
Hvem deltog
Protokollen skal vise, hvem der deltog i mødet. Skriv navn og titel på hver person. Hvis deltagerne er fra en anden organisation eller bliver patchet i telefon, skal dette noteres. Bemærk også, hvem der tog mødet minutter, som normalt er corporate sekretær.
Diskussionsemner
Hold diskussionsemnerne enkle, når du samler protokollen. Angiv ikke hvad hver person sagde. Hold dig til en grundlæggende beskrivelse af emnet og klart angiv, hvilken beslutning eller udfald der blev opnået. Der er ikke behov for at uddybe yderligere i protokollen.
Skriv minutter øjeblikkeligt
Indtast møderministrerne straks. Jo mere tid der går inden minutter bliver skrevet, jo mere sandsynligt vil du glemme noget vigtigt, der skete. Nogle finder det nyttigt at have en båndoptager på under mødet for at få en rekord, der skal kontrolleres, når det er nødvendigt, når man samler protokollen. Distribuere en kopi af mødemøderne til alle, der deltog.
