Den generelle bogføring er en bogholderens (revisors) indsamling og sammenfatning af en virksomheds regnskaber. Det generelle tidsskrift er en kronologisk oversigt over daglige finansielle transaktioner, og hovedboken er opdelt efter konti. Hovedbogen tager ofte form af en simpel to-kolonne T-konto. Formelle optegnelser kan bruge flere kolonner til at vise kontosaldoen efter hver debet- og kreditpostering. Det er en del af en måde at holde styr på den økonomiske sundhed i din virksomhed.
Opsætning
Det er op til revisor eller bogholder, hvordan man opretter og navngiver bogføreren, men en typisk og enkel måde at gøre det på tværs af bordet er at bruge T-metoden, hvorfra de vil blive trukket de oplysninger, der blev indtastet i tidsskriftet. I tilfælde af den formelle hovedbog vises en løbende balance for de daglige transaktioner i slutningen af hver dag i en separat kolonne.
Navngivnings- og nummereringskonti
Navngivning af konti er gjort for at tydeliggøre hvilken slags konto det er. Typisk kaldes kontanter kontant, kapital er kapital, udgifter er udgifter - tydeligt mærket til typen af udgifter (leje, telefon), indtægter og debitorer (penge skyldige eller indkomst) og konti betales (gæld skyldes) og så videre. Disse er et par forskellige typer af konti, der er i en storbog, afhængigt af typen af virksomhed. De fleste hovedbog "koder" for kontanter er de 100 konti; som efterfølges af de 200, de 300, de 400 konti og så videre. Åbningsbalancen er ikke altid nul og afhænger af om du åbner din virksomhed med materielle aktiver og forpligtelser, der tilføjer eller trækker værdi fra din virksomhed.
Elektroniske Ledgers
Elektroniske ledgers har regnskabsmoduler, der leverer avancerede værktøjer designet til at styre den fortsatte indgang og rapportering af detaljerede finansielle transaktioner. Nogle har værktøjer som integreret projektsporing. Disse elektroniske systemer kan generere mange forskellige typer rapporter som en liste over poster, resultatopgørelser, balancer, ratio analyse og mere. Skønheden hos dem er, at de gør alle beregningerne for dig, hvilket eliminerer behovet for at tilføje maskiner og regnemaskiner, undtagen under de strengeste forhold. Elektroniske ledere giver dig også mulighed for at køre detaljerede revisionsspor, samt at foretage komplicerede eller enkle budgetter og køre fortjeneste og tab (P & L). Elektronisk regnskab gør det nemmere at spore uoverensstemmelser som f.eks. Duplikatposteringer eller manglende betalinger og kreditter, der kan fremgå af din månedlige kontoudskrift.
Madlavning af bøgerne
Når et firma udvider finansielle data til at give en ikke-eksisterende indtjening, kaldes det "madlavning af bøgerne." Ledgers bruges formodentlig til at forhindre denne form for bedrageri, fordi boglavning indebærer hurtigere indtægter og forsinkelse af udgifter samt gennemførelse af syntetiske transaktioner for at få mere legitim finansiering samt at forbedre de finansielle positioner på Wall Street. Selvom Sarbanes-Oxley Act (se Resources) ikke gælder for en lille eller familieejede virksomhed, blev det skabt i lyset af Enron- og Worldcom-skandalerne at styre "kreativ finansiering" og til at kontrollere hændelser, der kan føre til svig, samt ærlig fejl.
Alment accepterede bogføringsprincipper
Generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) giver investorer et mindste niveau af konsistens ved analyse af årsregnskaber til investeringsformål. Disse principper dækker ting som indtægtsgenkendelse, balancepostklassifikation og udestående aktiemålinger. Det er et sæt generelle standarder, der dog kan forvrænges. Forvrængede regnskabsstandarder kan resultere i hvad der hedder "regnskabsstøj", støj, der gør det muligt for nogle virksomheder at male et roserbillede af deres økonomiske bundlinje, hvad der rent faktisk eksisterer. I alle tilfælde bør investorer være forsigtige, når man undersøger ikke kun ledgers, men også tidsskrifter, kvitteringer, fakturaer og kontoudtog, omkostninger til afskrivninger på maskiner og udstyr samt eventuelle andre økonomiske data til bestemmelse af "sande" stabilitet eller potentiale i en forretning før investering.
