En overbetaling til en medarbejder er generelt resultatet af en lønningsberegningsfejl. Som arbejdsgiver kan en overbetaling ske, hvis du betaler medarbejderen flere timer eller løn, end hun har ret til eller hvis du undlader at foretage et obligatorisk eller frivilligt fradrag. I begge tilfælde kan du løse situationen.
Konsulter statslov
I det øjeblik du opdager fejlen, skal du rådføre dig med den statslige arbejdsafdeling for dens procedurer for indsamling af overbetalte lønninger. Mange stater tillader dig at foretage sådanne fradrag via lønnet fradrag. Afhængigt af det skyldige beløb kan du afholde betaling over en række lønsedler som engangsbeløb. Statens lov begrænser generelt det beløb, du måtte tilbageholde inden for en betalingsperiode. Bemærk, at staten foruden de obligatoriske fradrag ikke tillader dig at foretage fradrag fra en medarbejders løn uden hendes skriftlige samtykke. Endvidere kan staten forbyde dig at gøre fradraget, hvis det medfører, at medarbejderens indkomst falder under den krævede minimumsløn.
Tilbagebetalingsmeddelelse
Indsamling af tilbagebetaling via lønnet fradrag kan være praktisk for medarbejderen, især hvis du har lavet fejlen, og medarbejderen allerede har brugt overbetalingen. Hvis du opdager fejlen kort tid efter at have betalt medarbejderen, og du straks giver ham besked, kan medarbejderen muligvis betale overbetaling med det samme. Hvis du opkræver overbetaling via lønnet fradrag, skal du meddele medarbejderen om situationen skriftligt og medtage detaljer om overbetaling, f.eks. Når overbetaling er sket, beløbet, hvornår hver afdrag skal finde sted, og fradraget beløb sig. Giv medarbejderen andre betalingsmetoder, såsom personlig check, postanvisning eller kontanter. Hvis medarbejderens skriftlige samtykke er nødvendigt for at gøre fradraget, og medarbejderen nægter, kan du forsøge at inddrive overbetaling ved at indgive en retssag i retten mod medarbejderen.
Lønningsjusteringer
Når du indsamler overbetaling, skal du også justere medarbejderens lønsedler i overensstemmelse hermed. For eksempel, hvis du overbetalt løn med $ 200 for en bestemt lønperiode, skal du foretage justeringen som en negativ, så den tages ud af medarbejderens årlige indtjening, og hendes W-2 vil være korrekt i skatteformål. Når du har overbetalt medarbejderen, tages også skatter og fradrag i forbindelse med det overbetalte beløb ud af hendes løn. Lønningssoftware justerer automatisk medarbejderens lønsedler, når du indtaster overbetalingen som en negativ. Hvis du ikke bruger lønprogrammer, skal du manuelt regne forskellen mellem hendes oprindelige fradrag og hvad de skulle have været. Forskellen er den overbetalte fradragsbeløb. Når du trækker den overbetalte løn fra medarbejderens løn, reducerer den hendes samlede indkomst og justerer hendes fradrag ved at reducere beløbene. Hvis overbetalingen skyldes et fradrag, der ikke blev overtaget, skal du justere fradraget som positivt, så det fratrækkes hendes indkomst.
Arbejdsløshedsskat Overbetaling
Du er forpligtet til at betale føderal arbejdsløshedsskat og statsledighedskat op til et vist beløb hvert år på alle medarbejdere, du betaler løn til. Når du overbetaler en medarbejder, og du ikke har opfyldt den årlige løngrense, kan det resultere i, at du overbetaler både føderal og statslig ledighedsskat. I dette tilfælde skal du rapportere om overbetaling af føderal arbejdsløshedsskat til Internal Revenue Service og overdragelse af statslig ledighed til administrationsstatens agentur, så du kan modtage kredit for overbetaling.
