En ejendomsbogbog sporer indtægter og omkostninger i forbindelse med fast ejendom. Etableringen af en ejendomsbogbog er ikke så forskellig fra, at man opretter en anden form for forretningsregering. Det første skridt, uanset hvilken type ledger du opretter, er at afgøre, om du skal gøre det manuelt eller ved at bruge computeriseret software. Der er fordele og ulemper for begge.
Mens man holder en manuel hovedbog, kan det virke forældet i computerens alder, for en lille virksomhed eller enkeltagent kan det være fornuftigt. Den største fordel ved en papirbog er, at du kan se alt med et enkelt blik, der er ingen rullning og ingen at finde ud af, hvordan du passer til siderne sammen, når de er udskrevet. Andre fordele er at være i stand til at tage det med dig overalt, evnen til at vende den åben til enhver tid og kigge på dine indtastninger og ingen bekymringer om computerstyrker, der ødelægger dine data.
Ulemperne ved papirbøger er, at du manuelt skal tilføje og trække fra, hvilket let kan føre til fejl. De kan også være mere tidskrævende, hvis du har store mængder data at komme ind. Derudover er der ingen nem måde at dele oplysningerne med andre. Du kan ikke e-maile eller uploade en papirbogbog hurtigt.
Fordelene ved software er automatiske beregninger, hurtig og nem adgang, evnen til hurtigt at dele informationen med din revisor eller andre, og det faktum, at der er flere programmer, der er oprettet specifikt til fast ejendom. Du kan også ofte få øjeblikkelig online support, hvis du har spørgsmål om hvor og hvordan emner skal indtastes.
Ulemperne med software er, at du hele tiden skal oprette en backup i tilfælde af computerproblemer, er din storbog ikke så bærbar, hvis du ikke ejer en bærbar computer, og det er ofte lettere at sætte tal i de forkerte kolonner end i et papir hovedbog hvor du kan se hele siden.
Når du først har bestemt, hvilken metode der passer til dig, er det tid til at bestemme kategorierne i din hovedbog.
Dette trin er det samme for både papir- og softwarebaserede ledgers, men hvis du køber software som Real Estate Agent Accelerator, er mange af kategorierne allerede på plads for dig. Hvis dette er tilfældet, skal du oprette en liste over kategorier under alle omstændigheder og tilføje noget, som softwaren ikke allerede har tilføjet til dig.
Hvis du laver kategorier fra bunden, tag et stykke papir og lav to kolonner, en for udgifter og en for indtægter. Du kan være så detaljeret som du vil være, men undgå at være for generel. Du vil gerne adskille nogle indkomststrømme til skatteformål, såsom provisioner og bonusser.
For indtægtssøjlen tænker du på alle typer indkomst, du forventer at modtage, og lister dem ud. Sørg for, at du også inkluderer en "diverse" eller "anden" kategori, da der altid er uventede varer, der bare ikke passer til andre steder.
Gør det samme for udgiftssiden. Tænk på de forskellige typer udgifter, du pådrager dig og list dem. De kan kombineres eller adskilles, som du finder passende, men du vil gerne beholde varer, der påvirker dine skatter forskelligt i deres egne kolonner. For eksempel kan du have en liste over kontorartikler og en liste over rengøringsmateriel, eller du kan kombinere dem til en enkelt kategori, da de begge trækkes på samme måde på dine skatter (som vedligeholdelsesudgifter). Spørg din skatterådgiver til rådgivning, men nogle ting, du sandsynligvis skal adskille, er rejseudgifter og større køb som f.eks. Køretøjer, da disse omkostninger trækkes forskelligt.
Det sidste trin er simpelthen at udfylde kolonnernes toppe med de kategorier, du har oprettet, og begynde at lave poster under hver kolonne, da de forekommer.
Hvis du bruger en papirbogbog, er det ofte nemmest at dedikere halvdelen af bogen til udgifter og den anden halvdel til indtægter. Den klare opdeling mellem de to vil hjælpe dig med at undgå indtastningsfejl.
Hvis du bruger et regnearksprogram, kan du overveje at oprette to separate filer, en til indtægter og en for udgifter for at undgå forvirring. Nogle programmer sætter automatisk disse to kategorier op for dig, hvilket også hjælper med at undgå fejl.
