Firma brevpapir bruges til næsten al korrespondance sendt ud af et kontor. Brevpapir tilbyder et professionelt udseende og er også informativt. Brevpapir viser normalt firmaets postadresse, telefonnummer og andre kontaktoplysninger i brevets overskrift eller sidefod. Andre virksomheder og potentielle kunder vil modtage de breve, der er trykt på firma brevpapir, så det er vigtigt at vide, hvordan man opretter et forretningsbrev på firmaets brevpapir korrekt.
Elementer du skal bruge
-
Ordbehandlingssoftware
-
Lineal
Skift marginerne for dit dokument. Mere end sandsynligt har din arbejdsplads et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word installeret til skrivning af bogstaver. De forudindstillede margener i Word vil sandsynligvis være forskellige end margenerne for dit firma brevpapir. Skift marginerne for at matche dit brevpapir ved at gå til menuen "Fil" og klikke på "Sideopsætning." Forøg eller reducer top- og bundmargenerne for at give mulighed for det fortrykte design på brevpapiret.
Venstrejuster dit brev. Virksomhedskorrespondance skal være venstreorienteret, hvilket betyder, at alle dele af dit brev skal begynde i samme margin på venstre side af siden. Du kan "retfærdiggøre" brevet, hvilket gør det lineært på begge sider. Men retfærdiggør en tekstblok forlader ofte store mellemrum mellem ord og bogstaver i hver linje.
Forlad seks mellemrum mellem brevpapiret og datoen. Tryk blot på "Enter" seks gange og skriv den første linje i dit brev, hvilket skal være den dato, hvor du skriver brevet.
Tryk på "Enter" to gange mellem datoen og modtagerens navn og postadresse. Du skal indeholde en titel, som f.eks. Mr. eller Ms, og følg modtagerens navn med deres firmanavn, f.eks. Administrerende direktør. Skriv under den komplette postadresse under navnet.
Brug et formelt navn og et kolon for at hilse modtageren. I et tilfældigt brev skriver du "Kære Henry" som en hilsen. skriv "Kære Mr. Adams:" i et formelt forretningsbrev.
Tryk på "Enter" to gange og skriv kropets brev. Hele brevet skal være ensartet, herunder kroppen. Indsæt ikke dine afsnit. Du skal blot sætte et mellemrum mellem dem. Plads to gange i slutningen af brevets krop også.
Luk og skriv bogstavet. I et forretningsbrev skal du bruge en formel lukning, f.eks. "Venlig hilsen" efterfulgt af et komma. Tryk på "Enter" fire gange efter lukningen, og skriv dit navn. Når brevet er trykt på firma brevpapir, skriv brevet i mellemrummet mellem lukningen og dit indtastede navn.
