Har du brug for at oprette en årsrapport for din organisation? Ikke sikker på, hvordan man fortsætter? Heldigvis kan du bryde processen for at oprette en årsrapport i små, nemme at følge trin. Bedst af alt ved at styre årsrapporten kommer du i kontakt med din organisations nøgle beslutningstagere. Du kan tjene i en vigtig, højt profileret rolle, som øger din karriere og beviser din værdi for organisationen. Følg disse retningslinjer for hjælp til oprettelse af en årsrapport.
Start med tallene. Næsten alle årsrapporter er centreret omkring finansielle data, selv i almennyttige organisationer. Mød med din organisations finansrådgivere og / eller revisorer for at gennemgå det seneste års økonomiske resultater og afgøre, hvilke oplysninger der skal indgå i årsrapporten. Den økonomiske status for din organisation vil hjælpe med at guide dit valg af tema og udseende til årsrapporten.
Bemærk, at det nøjagtige indhold af den finansielle rapport vil variere baseret på organisationens størrelse, forretningsmodel og profit / nonprofit status. Check med finans og juridiske rådgivere for at bekræfte, hvilke af følgende elementer der skal inkluderes: Resultatopgørelse --- Grundopgørelsen af organisationens finansielle stabilitet. Det beskriver kilder til penge, udgifter og nettoresultat eller tab for året. Balance --- giver et samlet overblik over organisationens økonomiske status. Det viser både organisationens aktiver og passiver (skyldige beløb). I for-profit organisationer vil balancen indeholde en egenkapitalopgørelse. Dette sætter i det væsentlige et tal på aktionærernes værdi ved at fratrække passiver fra aktiver. Pengestrømsopgørelse --- rapporterer om, hvordan kontanter bevæger sig gennem organisationen og hvor mange penge der er til rådighed. Risici --- et resumé af forretningsmæssige risici organisationen står over for eller måtte have i fremtiden. Noter --- indeholder forklaringer til organisationens regnskabspraksis, forklarer eventuelle undtagelser fra den generelle regnskabspraksis og beskriver, hvordan de finansielle oplysninger blev samlet. De børsnoterede selskaber skal indeholde en rapport fra ledende lederskab, der bekræfter, at interne regnskabskontroller opfylder kravene i Sarbanes-Oxley Act.
Lav et budget. Brug omkostningerne fra det foregående års rapport, hvis det er tilgængeligt, som udgangspunkt. Dernæst overveje dine nuværende behov. Spørg, vil du kræve professionel fotografering? Skrivehjælp? Vil du udskrive og sende rapporten og / eller sende den til et websted? Hvilken teknisk hjælp har du brug for? Hvor meget vil trykning og porto koste?
Vælg en tone og tema for årsrapportens indhold og design. Har organisationen gjort det godt? Planlæg derefter for en optimistisk tone og et lyst og farverigt design. Hvis organisationen står over for udfordringer eller har forvitret en storm, giver en lavtone tone og sort-hvid-design mere mening.
Planlæg dit indhold. Gennemgå årets aktiviteter. Læs gennem nylige nyhedsbreve, pressemeddelelser og nyhedsdækning. Hvad var de vigtigste resultater og milepæle? Hvem var de højtstående og forskere? Brug dine svar til at udarbejde en indholdsplan for årsrapporten.
Start på toppen. Start årsrapporten med et brev eller en kolonne fra en organisatorisk leder (bestyrelsesformand, direktør eller administrerende direktør). Direktørens budskab skal give et overblik over årets aktiviteter og resultater. Det bør også opsummere de økonomiske resultater i forhold til en generel læser kan forstå.
Giv kredit. Inkluder anerkendelse for ledelse og nøglemedlemmer i for-profit organisationer, eller donorer og frivillige i nonprofits.
Gennemgå din plan med ledelse. Sørg for at få buy-in på budget, tone og udseende. Sørg især for, at præsentationen af finansielle oplysninger mødes med udøvende godkendelse. Husk, at ledelse sandsynligvis vil underskrive det endelige indhold og design før offentliggørelse og distribution.
Fremstil rapporten. Hvis din organisation mangler forfattere, fotografer og designere, skal du muligvis selv udføre arbejdet eller finde frivillige. Marketingkommunikationsfirmaer og professionelle frilansere er også kilder til hjælp. Hvis du planlægger at udskrive og sende rapporten, skal du få tilbud fra flere printere og posthuse. Disse kan også hjælpe med udformningen af årsrapporten.
