Årsrapporten for nonprofit er mest effektiv, når den er skrevet og designet med vigtigheden og brugen af dokumentet i tankerne. Dokumentet fungerer som et rapportkort, anerkendelse af donorer og andre tilhængere, en chance for at dele information med nonprofit-samfundet og et markedsføringsredskab til at tiltrække nye tilhængere. Årsrapportlæsere søger kvantitet, kvalitet og resultater information om programmer, kunder og indkomst. Veloprettede årsrapporter indeholder en balance mellem fortællinger, fotografier, lister og grafiske fremstillinger af finansielle data. En velskrevet årsrapport fortæller de enkelte historier bag pie diagrammer og donor lister.
Bestem indholdet af din årsrapport. Uanset om din offentliggørelse er et tykt, blankt blad eller et nyhedsbrev på fire sider, vil dine læsere søge specifikke oplysninger i din årsrapport: et side-et-brev fra nonprofits bestyrelsesformand eller administrerende direktør, rapporter om organisatoriske resultater, rapporter fra særlige programmer eller hovedafdelinger, finansielle rapporter, en liste over bestyrelsesmedlemmer og nøglemedarbejdere og en donorliste organiseret efter beløb og alfabetiseret efter navn.
Brug klar, enkel og ærlig skrivning med en uformel, men professionel tone. Angiv fakta tydeligt og brug en afslappet og personlig tone til at skrive om resultater og de personlige historier, der beskriver virkningen på kunder og samfundet.
Vælg ord i din skrivning, der formidler positivitet, stolthed og engagement i din mission. Undgå unødigt dramatisk skrivning, men del information, der involverer læseren og appellerer til donorer, der føler en følelse af partnerskab i dit arbejde. For eksempel fortæl historien om en klient at beskrive resultaterne af et program og forbinde aktiviteterne til din organisations mission.
Medtag et par sidebjælker for at fremhæve vigtige data fra programrapporter, såsom en opdeling af klienter efter alder og etnicitet eller deltagerne i et jobsøgningsprogram og deres status ved årets udgang. Denne opsummerede information hjælper læserne med at forstå artiklens bundlinje og tilføjer også et menneskeligt perspektiv.
Forbered billedene til dine økonomiske oplysninger ved hjælp af dataene i din økonomiske rapport for at vise tendenser, totalsummer og resuméer. For eksempel oprette et cirkeldiagram, der viser budgetprocentdelen, der anvendes af hver afdeling eller en stregdiagram, der viser ændringer i donationer i løbet af de sidste fire år. Brug en tekstboks til at angive de samlede midler, der er modtaget fra forskellige donortyper, såsom fundament og individuelle. De finansielle billeder giver læsere med mindeværdige snapshots.
Vælg de billeder, du vil bruge til at fortælle historierne. Du kan bruge billeder af et hus, din organisation har hjulpet med at opbygge, elever i dit efterskoleprogram, dyr i din redningslok, træer plantet på skoler eller personale, der organiserer en walk-a-thon.
Tips
-
Vælg formatering baseret på længden og indholdet af din årsrapport. En lang rapport kan have gavn af sektioner, såsom programmer, resultater, finansielle og donorer. Du kan vælge at bryde op tekst ved at interspersing fotos og grafik gennem en løbende fortælling, der kun adskilles af overskrifter.
Den typiske årsberetningslæser er mest interesseret i skrivelsen fra adm. Direktør eller bestyrelsesformand, læserenes navn på donorlisten, billedtekster og finansielle tal, ifølge Board Café på Blue Avocado-hjemmesiden.
