Interne kontroller er politikker og procedurer, som virksomhederne bruger til at forhindre fejl og svig, som kan omfatte tyveri, forvirring, favoritisme eller matematiske fejl i finansielle dokumenter. Du behøver ikke at være en certificeret offentlig revisor eller have en økonomi grad til at indføre nyttige interne kontroller i din virksomhed eller sætte politikker for dine medarbejdere til at følge.
Tjek medtegnere og autoriserede signere
En af de mest almindelige interne kontroller for små virksomheder er kravet om, at checks skal underskrives. Dette hjælper med at forhindre en person i at skrive en check til sig selv eller godkende en uhensigtsmæssig betaling. Hvis din virksomhed skriver mange checks hver måned, kan du indføre en politik, der kun kræver to underskrifter på checks, der er mere end et bestemt dollarbeløb, såsom $ 500. Sørg for, at du har et underskriftskort på din bank med underskrifter fra autoriserede underskrivere. Dette gør det muligt for banken at kontrollere underskrifter, inden der betales nogen check.
Bankafstemninger
Mange virksomheder registrerer alle deres betalinger og kvitteringer i en generel storbog, som er en oversigt over selskabets finansielle transaktioner. Posterne i en storbog er baseret på checks skrevet, kontant betalt og kontant, elektroniske indbetalinger eller modtagne kreditkortbetalinger. For at hjælpe med at spore matematiske fejl og svigagtige indgange skal du foretage en bankafstemning hver måned og sammenligne din kontoudskrift med din generelle hovedbog. Din kontoudskrift vil indeholde alle de indskud, du har foretaget eller modtaget elektronisk, og viser alle de betalinger, du har foretaget. Det omfatter også eventuelle bankgebyrer, du har betalt, så du kan medtage dem i din hovedbog.
Procedurer for indkøb
For at sikre, at du får mest værdi ved køb, skal du oprette en intern kontrol, der angiver politikker for køb. Dette kan kun omfatte brug af godkendte leverandører, der kræver konkurrencedygtige bud fra entreprenører eller foretage en priskontrol af flere leverandører, før de vælger en. Dette kan medføre, at din kontorchef skal kontrollere onlinepriser på flere kontorsbutikker, inden du bestiller kontorartikler, møbler eller andet udstyr.
Refusionspolitik
Opret en formel udgiftspolitik for medarbejdere til at reducere høje rejse-, logi-, underholdnings- og måltidskostnader. Hvis du tillader medarbejdere at booke deres egen rejse og logi, når de deltager i konferencer eller messer, kan de bestille fly og værelser, der tjener dem mest belønningspoint, i stedet for at vælge de lavest mulige bookinger. Kræver, at alle rejseudgifter skal godkendes af en vejleder på forhånd, og at alle udgifter til refusionsskemaer omfatter indtægter.
Revision
At have en tredjeparts anmeldelse køb, finansielle poster, tidsskemaer, udgifter refusion og andre forretningsaktiviteter kan hjælpe med at spot og reducere fejl og svig. Interne revisioner tillader en medarbejder eller afdeling at gennemgå en anden. Eksterne revisioner bringer en ekstern entreprenør eller virksomhed til at gennemgå arbejdet i dit personale. Dette kan omfatte ansættelse af en certificeret offentlig revisor for at gennemgå dine bøger hver måned eller kvartal. Udførelse af en oversigt over lagerbeholdningen kan hjælpe dig med at finde ud af, om du har et problem med tyveri, overlevering eller brud.
