Interne kontroller er procedurer, som virksomheder udvikler for at beskytte deres aktiver og producere nøjagtige, pålidelige regnskaber. Når et firma ikke har stærke interne kontrolprocedurer, kan bedrageri forekomme meget lettere. Organisationer bør beskytte sig mod mulige trusler ved ofte at overvåge deres interne kontrolsystemer og tilpasse dem til at blive stærkere.
Unøjagtige årsregnskaber
Hvis en organisation opdager, er der unøjagtigheder i årsregnskabet, kan der være et problem med organisationens interne kontrolsystem. Et grundlæggende grundlag for interne kontroller er princippet om adskillelse af pligter. Det betyder, at forskellige medarbejdere håndterer forskellige områder af regnskabsaflæggelsen. Hvis den samme person håndterer alle opgaver, er det tegn på et svagt internt kontrolsystem. Hvis der opstår unøjagtigheder i den finansielle rapportering, bør en virksomhed undersøge de regnskabsmæssige procedurer, den anvender.
Manglende dokumentation
Hvis et firma ikke kan finde bestemte dokumenter, såsom fakturaer eller købsordrer, kan dette være et andet tegn på svage kontroller. En organisation udvikler procedurer til optagelse, udstationering og arkivering af dokumenter. Hvis et dokument går tabt, er der en god chance for, at der er problemer i virksomhedens processer. Hvis en medarbejder har for meget kontrol, kan han manipulere dokumentation for at bedrage virksomheden.
Manglende skriftlige procedurer
Hver proces og aktivitet, som en organisation bruger, skal have skriftlige procedurer, der skal følges. Uden skriftlige procedurer kan medarbejderne ikke kende de korrekte procedurer og muligvis fuldføre aktiviteter på den forkerte måde. Et stærkt internt kontrolsystem har skriftlige procedurer og politikker for alle forretningsaktiviteter.
Kundeklager
Et andet tegn på et svagt internt kontrolsystem er et højere end normalt antal kundeklager. Organisationer bør udvikle et system for at sikre, at kunderne er tilfredse med produkter og tjenester. Hvis der er et stort antal klager, bør ledelsen se på problemet og forstå, at der kan være en svaghed i dens interne kontrol.
Revision
Organisationer ansætter revisorer for at afgøre, hvor præcist de finansielle poster bliver opbevaret. En revision vil afdække problematiske områder, trusler, risici og andre potentielle problemer. Hvis en virksomhed ikke ansætter en revisor regelmæssigt, vil disse trusler blive sværere at opdage. Det er en regelmæssig forretningspraksis, at virksomhederne regelmæssigt har gennemført auditeringer.
