Uanset om du arbejder i et callcenter eller kører din egen virksomhed og taler til en klient, slutter et opkald i en høflig og professionel måde er vigtigt. Du vil have det sidste indtryk kunden skal være en god. De grundlæggende trin til at lukke en telefonsamtale er ligefrem. Men folk er enkeltpersoner, og nogle af dem kræver lidt mere finesse end andre.
Indpakning Ting op
Når du har besvaret et opkalds spørgsmål, taget en ordre eller løst et problem, er det tid til at pakke op. Start med at spørge den, der ringer, hvis der er noget andet, du kan hjælpe hende med. Når du har adresseret yderligere problemer, skal du gøre følgende:
- Genoptag kort, hvad du talte om, og hvad der blev opnået.
- Forklar hvad der sker næste gang. For eksempel kan du sige: "Din ordre vil blive afsendt i 24 til 48 timer."
- Tak til den, der ringer op for at kontakte dig og udtrykke din påskønnelse for hendes forretning.
- Opfordrer opkalderen til at komme i kontakt med dig igen for alt andet, hun har brug for.
- Luk med en høflig sætning som: "Hav en god dag" eller "Jeg nød vores samtale."
- Vent til den, der ringer op, først op.
Den Chatty Caller
Nogle gange får du en alt for snakket opkald. Afslutte sådanne opkald høfligt men hurtigt forkorter holdetider for andre opkaldere og gør det muligt at håndtere flere opkald. Typisk holder denne klient afvigende fra formålet med opkaldet. Tag ansvaret for samtalen ved at lade kunden vide, at opkaldet slutter og trækker ham tilbage til emnet ved hånden. For eksempel kan du sige: "Jeg har et andet opkald venter.Før du går, vil jeg være sikker på, at vi har taget hånd om alt. "Så start i din afsluttende samling af samtalen. Hvis den, der ringer, begynder at vandre af emnet, skal du trække ham tilbage med direkte spørgsmål, der har et simpelt ja eller intet svar Når du har takket kunden for sin virksomhed, er signalet forbi med en klar sætning som "Jeg er glad for at jeg var i stand til at fjerne denne sag for dig. Nyd resten af din dag."
Upset Callers og uløste problemer
Lejlighedsvis klienter er vred, når de ringer eller er forstyrrede, fordi du ikke har kunnet løse et problem til deres tilfredshed under telefonsamtalen. I disse situationer skal du opsummere opkaldet ved at minde klienten om alt, hvad der blev opnået. Fortæl hende, hvad det næste skridt vil være. Du lover f.eks. At tjekke ind i en manglende ordre og ringe tilbage dagen efter. Hvis du lover at kontakte opkalderen, skal du sørge for at følge igennem. Når du siger farvel, understreger opkalderens betydning og værdi for din organisation.
