Hvis du er fanget i telefonen med en langvarig kollega eller kunde, hvad burde have været et hurtigt, simpelt telefonopkald kan tage en stor klump ud af din dag. I stedet for at forsøge at multitask, mens den, der ringer op, skal du bruge nogle taktfulde teknikker til at afslutte opkaldet så hurtigt som muligt uden at ofre høflighed eller afvige fra grundlæggende etikette. Når du har taget hånd om forretningen ved hånden, kan du gøre en yndefuld og høflig afgang fra opkaldet.
Fokus på problemet ved hånden. Hold samtalen centreret om formålet med opkaldet og undgå at drive ud i små tal. Hvis den person, du snakker med, begynder at forvandle sig til et ikke-relateret emne, skal du forsigtigt styre ham tilbage til mere relevante spørgsmål. Vær ikke bange for at være fremad, når du gør dette. Hvis den person du taler med driver til et andet emne, skal du bringe det tilbage ved at sige "Men om …" og nævne hovedpunktet igen. Dette vil lade opkalderen vide, at emnet ved hånden er det vigtigste. Du skal også nævne, at du "ikke vil tage for meget af sin tid." Dette er en streng, men høflig måde at holde et telefonopkald på sporet.
Stil spørgsmål om lukkede spørgsmål, så der kan ikke komme noget drev fra hovedemnet. I stedet for at spørge, hvad en god tid at møde er, spørg, "Vil det være en god tid at møde?" Lukkede spørgsmål vil kun have et bestemt antal svar, højst to eller tre, og det vil holde samtalen specifik til emnet ved hånden.
Opsumm telefonopkaldet for at sikre, at du har taget hånd om alt. Gentag problemet og hvordan det håndteres. En hurtig, "Jeg vil trække op informationen og få en rapport til dig ved slutningen af dagen", forstærker, at alt er blevet taget hånd om.
Spørg om der er noget andet du kan gøre for at hjælpe, eller andre spørgsmål om emnet, der skal diskuteres. Endnu en gang forstærker formålet med opkaldet og går ikke ud i andre emner. Brug sætninger som "Så løser dette dit problem med udgiftsrapporten ?," eller "Er der noget andet, jeg kan medtage i denne pakke til dig?" Som dit opkald når sin konklusion, vil personen i den anden ende sandsynligvis indrømme, at nej, der er ikke noget andet om dette emne at diskutere.
Tak til den, der ringer op for sin tid, eller for at ringe (afhængigt af hvem der indledte opkaldet). Lad ham vide, at du vil følge op på, hvad der passer til situationen. Brug en hurtig "Få en god dag" eller "Tak for at ringe" for at afslutte opkaldet. Undgå lange farvel, hvor du bytter for mange hyggelige ting.
Tips
-
Hvis du ved, at en bestemt kollega har en tendens til at tale for længe, send en email, når det er muligt, for at løse problemer eller stille spørgsmål.
